E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main Roadmap und Finanzkonzept

S A C H S T A N D : Vortrag des Magistrats vom 06.06.2014, M 107 Betreff: E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main Roadmap und Finanzkonzept Vorgang: Beschl. d. Stv.-V. vom 04.07.2013, § 3348 (M 81) 1. Es dient zur Kenntnis, dass die einmaligen Aufwendungen für die im M 81/2013 definierten E-Government-Vorhaben im Zeitraum von 2015 bis 2020 nach qualifizierter Schätzung rund 4,9 Mio. EUR und die laufenden Kosten insgesamt rund 720.000 EUR p. a. betragen. 2. Dem finanziellen Gesamtrahmen wird zugestimmt. 3. Für die Umsetzung der E-Government-Strategie auf Grundlage der vorgelegten Roadmap sind der Stabsstelle E-Government ab dem Haushaltsjahr 2015 Projektmittel in Höhe von jährlich 1,45 Mio. EUR im Finanzhaushalt und 720.000 EUR im Ergebnishaushalt zur Verfügung zu stellen. Begründung: A. Zielsetzung Die von Magistrat und Stadtverordnetenversammlung mit dem M 81/2013 beschlossene städtische E-Government-Strategie hat vorrangig folgende Zielsetzung: - Erfüllung rechtlicher Anforderungen - Senkung rechtlicher Risiken - Geschäftsprozessoptimierung (höhere Wirtschaftlichkeit) - Verbesserung des Bürger- und Unternehmensservices - Erhöhung der Transparenz des Verwaltungshandelns Ziele und Nutzen sind im Einzelnen im M-Vortrag 81/2013 dargelegt, auf den vollumfänglich Bezug genommen wird. Der Magistrat legt unter Bezugnahme auf die Ziffern 4 und 7 des o. g. M-Vortrags eine E-Government-Roadmap (Anlage 1) sowie das zugehörige Finanzkonzept vor. Ziel dieses M-Vortrags ist die Bereitstellung der Haushaltsmittel für die Umsetzung der E-Government-Vorhaben ab dem Doppelhaushalt 2015/2016. B. Alternativen Der Verzicht auf die Bereitstellung der erforderlichen finanziellen Mittel würde bedeuten: - Die im M-Vortrag 81/2013 dargelegten Ziele können nicht erreicht werden. - Soweit bereits rechtliche Regelungen zu E-Government bestehen oder in Vorbereitung sind, können diese nicht erfüllt werden. - Der Erwartungshaltung von Bürgern und Unternehmen kann nicht entsprochen werden. - Aktuelle politische Anforderungen können nicht adäquat umgesetzt werden. - Rechtliche Risiken nehmen zu. - Prozessoptimierungspotentiale - und damit Einsparpotentiale - werden nicht genutzt. - Eine zentrale Steuerung ist nicht möglich; in der Folge entstehen vermeidbare Mehrfachaufwände, weil die notwendigen IT-Dienste mehrfach dezentral geschaffen werden. - Insbesondere ist die Einführung des dringend benötigten Dokumentenmanagementsystems zur Sicherstellung der rechts- und revisionssicheren Aufbewahrung elektronischer Dokumente nicht möglich. - Die Umsetzung eines geordneten Wissensmanagements im Rahmen eines Mitarbeiterportals wäre nicht möglich. C. Lösung Die Umsetzung der E-Government-Strategie soll unter Beachtung der Haushalts-Rahmenbedingungen kostenbewusst erfolgen. Um die zu veranschlagenden Kosten zu senken, wird die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen angestrebt, wodurch einerseits kostspielige Sonderlösungen vermieden und andererseits die entstehenden Kosten auf mehrere Beteiligte verteilt werden. Zur Wahrung der Flexibilität und Ermöglichung einer Projektpriorisierung wird ein Finanzrahmen bereitgestellt, innerhalb dessen die Umsetzung der E-Government-Projektvorhaben vollzogen wird. Ein solcher Finanzrahmen bietet die notwendige Flexibilität, um auf aktuelle Entwicklungen eingehen zu können, z. B. die Umsetzung des in Vorbereitung befindlichen E-Government-Gesetzes des Landes Hessen. Die Vorgehensweise bei der Umsetzung unterliegt einer strikten Abfolge: - Bevor konkrete E-Government-Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden können, müssen zunächst E-Government-Basisdienste geschaffen werden, auf denen die konkreten Dienstleistungen aufbauen. - Bei den E-Government-Basisdiensten besteht keine Entscheidungsoption, ob einzelne Dienste umgesetzt werden. Nur wenn die definierten Basisdienste vollständig zur Verfügung stehen, sind konkrete E-Government-Dienstleistungen möglich. So ist z. B. Online-Antragsmanagement nur möglich, wenn Dienste für die Authentifizierung, die elektronische Bezahlung und die Dokumentenablage zur Verfügung stehen. D. Kosten Die für die Umsetzung der E-Government-Strategie geschätzten Kosten ergeben sich aus dem obigen Beschlusstext und im Detail aus folgender Tabelle: Nr. Handlungsbereich Einmalige Kosten Laufende Kosten p.a. A Steuerung und Planung 670.000 EUR 0 EUR B Dokumente und Daten 1.385.000 EUR 140.000 EUR C Elektronische Prozesse 2.825.000 EUR 570.000 EUR D Service-Infrastrukturen 25.000 EUR 10.000 EUR E Infrastruktur optimieren und konsolidieren 0 EUR 0 EUR Summe 4.905.000 EUR 720.000 EUR Die genannten Kosten fallen vor allem für die Realisierung folgender E-Government-Basisdienste und E-Government-Dienstleistungen an: - Dokumentenmanagement und Archivierung (intern) - Antragsmanagement und dafür erforderliche Basisdienste (extern) - Mitarbeiterportal (intern) Die Kostenangaben basieren auf Werten aus vergleichbaren Referenz-Projekten. Die genannten Summen enthalten nicht die Umsetzung infolge der Bedarfsanalyse aus durchzuführenden Vorstudien sowie andere heute nicht abschätzbare Kosten, z. B. Aufwendungen, die aus dem kommenden E-Government-Gesetz des Landes Hessen resultieren werden. Auch wurden Aufwände, die anderweitig finanziert werden, hier nicht berücksichtigt. Die genannten einmaligen Kosten in Höhe von rund 4,9 Mio. EUR umfassen die Zeitspanne bis einschließlich 2020. Für die Errechnung eines linearen Ansatzes wurden die Jahre von 2015 bis 2017 herangezogen, in denen die notwendigen Investitionen schwerpunktmäßig anfallen. Der für diese Jahre ermittelte Investitionskostenanteil beträgt rund 4,325 Mio. EUR. Diese Investitionen wurden linear über die Jahre von 2015 bis 2017 verteilt, woraus sich ein Mittelbedarf in Höhe von 1,45 Mio. EUR pro Jahr ergibt. Für die Folgejahre ist mit einem geringeren investiven Mittelbedarf zu rechnen, welcher sich in der Fortschreibung von Roadmap und Finanzkonzept sowie in einer Reduktion der Mittelanmeldungen widerspiegeln wird. Anlage 1 (ca. 279 KB) Vertraulichkeit: Nein Nebenvorlage: Antrag vom 16.07.2014, NR 971 dazugehörende Vorlage: Vortrag des Magistrats vom 17.05.2013, M 81 Antrag vom 08.11.2022, NR 523 Zuständige Ausschüsse: Haupt- und Finanzausschuss Ausschuss für Recht, Verwaltung und Sicherheit Versandpaket: 11.06.2014 Beratungsergebnisse: 31. Sitzung des Ausschusses für Recht, Verwaltung und Sicherheit am 21.07.2014, TO I, TOP 14 Bericht: TO II Die Stadtverordnetenversammlung wolle beschließen: 1. Die Beratung der Vorlage M 107 wird bis zur nächsten turnusmäßigen Sitzung zurückgestellt. 2. Die Beratung der Vorlage NR 971 wird bis zur nächsten turnusmäßigen Sitzung zurückgestellt. Abstimmung: zu 1. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER zu 2. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER 32. Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 22.07.2014, TO II, TOP 8 Bericht: TO II Die Stadtverordnetenversammlung wolle beschließen: 1. Die Beratung der Vorlage M 107 wird bis zur nächsten turnusmäßigen Sitzung zurückgestellt. 2. Die Beratung der Vorlage NR 971 wird bis zur nächsten turnusmäßigen Sitzung zurückgestellt. Abstimmung: zu 1. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER zu 2. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER 33. Sitzung der Stadtverordnetenversammlung am 24.07.2014, TO II, TOP 34 Beschluss: 1. Die Beratung der Vorlage M 107 wird bis zur nächsten turnusmäßigen Sitzung zurückgestellt. 2. Die Beratung der Vorlage NR 971 wird bis zur nächsten turnusmäßigen Sitzung zurückgestellt. Abstimmung: zu 1. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER zu 2. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER 32. Sitzung des Ausschusses für Recht, Verwaltung und Sicherheit am 22.09.2014, TO I, TOP 14 Bericht: TO II Die Stadtverordnetenversammlung wolle beschließen: 1. Der Vorlage M 107 wird in der vorgelegten Fassung zugestimmt. 2. Die Vorlage NR 971 wird dem Magistrat zur Prüfung und Berichterstattung überwiesen. Abstimmung: zu 1. CDU, GRÜNE, SPD, FDP und RÖMER; LINKE. (= Votum im Haupt- und Finanzausschuss), FREIE WÄHLER (= Enthaltung) zu 2. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER gegen LINKE. (= Annahme) Sonstige Voten/Protokollerklärung zu 1: ELF Piraten (M 107 = Annahme im Rahmen NR 971, NR 971 = Annahme) 33. Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 23.09.2014, TO I, TOP 41 Bericht: TO II Die Stadtverordnetenversammlung wolle beschließen: 1. Der Vorlage M 107 wird in der vorgelegten Fassung zugestimmt. 2. Die Vorlage NR 971 wird dem Magistrat zur Prüfung und Berichterstattung überwiesen. Abstimmung: zu 1. CDU, GRÜNE, SPD, LINKE., FDP und RÖMER gegen ELF Piraten (= Annahme im Rahmen NR 971); FREIE WÄHLER (= Enthaltung) zu 2. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER gegen LINKE. und ELF Piraten (= Annahme) Sonstige Voten/Protokollerklärung zu 1: ÖkoLinX-ARL (M 107 = Ablehnung, NR 971 = Annahme) NPD (M 107 = Enthaltung, NR 971 = Prüfung und Berichterstattung) REP (M 107 = Annahme, NR 971 = Prüfung und Berichterstattung) 34. Sitzung der Stadtverordnetenversammlung am 25.09.2014, TO II, TOP 22 Beschluss: 1. Der Vorlage M 107 wird in der vorgelegten Fassung zugestimmt. 2. Die Vorlage NR 971 wird dem Magistrat zur Prüfung und Berichterstattung überwiesen. Abstimmung: zu 1. CDU, GRÜNE, SPD, LINKE., FDP, RÖMER und REP gegen ELF Piraten (= Annahme im Rahmen NR 971) und ÖkoLinX-ARL (= Ablehnung); FREIE WÄHLER und NPD (= Enthaltung) zu 2. CDU, GRÜNE, SPD, FDP, FREIE WÄHLER, RÖMER, NPD und REP gegen LINKE., ELF Piraten und ÖkoLinX-ARL (= Annahme) Beschlussausfertigung(en): § 4871, 33. Sitzung der Stadtverordnetenversammlung vom 24.07.2014 § 5077, 34. Sitzung der Stadtverordnetenversammlung vom 25.09.2014 Aktenzeichen: 16 1