E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main

S A C H S T A N D : Bericht des Magistrats vom 29.08.2016, B 217 Betreff: E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main Vorgang: Beschl. d. Stv.-V. vom 04.07.2013, § 3348 (M 81) - l. B 346/15 - Seit dem letzten Bericht hat der Magistrat deutliche Fortschritte bei der Umsetzung der E-Government-Strategie erzielt. Antrags- und Fallmanagement Einen Schwerpunkt bildete die Einführung des universellen Antrags- und Fallmanagement-systems "Civento", mit dem die medienbruchfreie Abwicklung von Geschäftsprozessen möglich ist. Am 01.03.2016 wurde das Online-Antragsverfahren für den Geschäftsprozess "Bewohner-Parkausweis" (Ordnungsamt) erfolgreich in Betrieb genommen. Der Standard-Bearbeitungs-fall wird medienbruchfrei von der Antragstellung über die Online-Bezahlung, die Prüfung der Angaben zu Antragsteller und KFZ bis hin zum Ausdruck abgewickelt. Innerhalb der ersten 5 Monate wurden mehr als 1.400 Online-Anträge mit dem Verfahren bearbeitet; darüber hinaus mehr als 7.000 Fälle (Erstanträge und Verlängerungen) vor Ort im Ordnungsamt. 60% der Neuanträge konnten über das Verfahren vollautomatisch abgewickelt werden. Durch den Verfahrenseinsatz konnte insbesondere die Wartezeit gegenüber E-Mail-Anträgen reduziert werden. Zugleich ist bei Online-Anträgen ein sofortiger Ausdruck des Bewohnerparkausweises möglich, wenn nicht eine manuelle Prüfung ergänzender Nachweise erfolgen muss. Die Stadt Frankfurt am Main ist die erste Großstadt der Größenklasse I, die ein solches Verfahren bereitstellt. Zum 01.06.2016 ging das Online-Antragsverfahren für den Geschäftsprozess "Waffentransfererlaubnis" (Ordnungsamt) in den Echteinsatz. Dieser Prozess wendet sich an ausländische Antragsteller und ist zweisprachig umgesetzt. Durch den Verfahrenseinsatz kann der Antragsteller deutlich besser informiert und bei der Eingabe unterstützt werden, wodurch die Zahl unvollständiger und somit nicht genehmigungsfähiger Anträge deutlich reduziert wird. Auch hier konnte die Bearbeitungszeit gegenüber der früheren Verfahrensweise drastisch reduziert werden. Seit 01.07.2016 ist es möglich, die Ferienkarte der Stadt Frankfurt am Main online zu beantragen. Zur Vermeidung von Missbrauch ist bei der Antragstellung ein Foto des Antrag-stellers hochzuladen, das auf der Ferienkarte aufgedruckt wird. Die Erprobungsphase der Software "Civento" verlief erfolgreich und hat in der Praxis folgenden Nutzen für Bürger und Stadtverwaltung nachgewiesen: - Vermeidung der Notwendigkeit der persönlichen Vorsprache des Antragstellers bei der Behörde - Automatisierter Datenabgleich mit dem Einwohner- und KFZ-Wesen, wo notwendig und zulässig (auch dann, wenn die Antragstellung vor Ort in der Behörde erfolgt) - Unmittelbare Dateneingabe durch den Antragsteller, Vermeidung der erneuten Datenerfassung durch die Behörde - Möglichkeit des Bescheidausdrucks beim Antragsteller; ggf. sofort nach Antragstellung und Bezahlung - Im Bedarfsfall Mehrsprachigkeit - Reduktion von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten - Reduzierung der Zahl unvollständiger Anträge, Unterstützung der Antragstellerinnen und Antragsteller bei der Antragseingabe - Vollautomatische Fallbearbeitung, wenn kein Ermessen auszuüben ist - Reduktion der Notwendigkeit der Postzustellung von Bescheiddokumenten - Leichtere Bezahlung (keine Eingabe einer Rechnungsnummer notwendig) - Automatische Zuordnung der Einnahmen im Finanzsystem, Forderungsüberwachung Der herauszuhebende Vorteil von "Civento" ist die Unterstützung des gesamten Geschäftsprozesses. Bei vielen Städten endet die elektronische Unterstützung am "Briefkastenschlitz", weil zwar eine elektronische Aufnahme der Antragsdaten erfolgt, sich dann jedoch eine manuelle und unveränderte Bearbeitung anschließt. Es ist vorgesehen, in den Folgejahren weitere Geschäftsprozesse mittels "Civento" umzusetzen. Dabei liegt die Priorität bei Geschäftsprozessen mit hohen Stückzahlen und dem Potenzial der Reduzierung des Verwaltungsaufwandes. Die geplante Ausbaustufe eines "Bürger-/Servicekontos" wird auf die Planungen des Landes Hessen für ein landeseinheitliches Konto ausgerichtet; in diesem Zusammenhang wird die Unterstützung der eID des neuen Personalausweises berücksichtigt. Einführung der elektronischen Aktenführung Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Ausschreibung eines Dokumentenmanagement-systems als Grundlage für die Einführung der elektronischen Aktenführung. Diese wird benötigt, um eine rechts- und revisionssichere Dokumentenablage zu ermöglichen und die notwendigen Recherchezeiten für das Wiederauffinden relevanter Dokumente zu verringern. Ziel ist die vollständig digitale Akte, die ohne Transportzeiten für alle berechtigten Beteiligten im Zugriff ist und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen an das Institut für Stadtgeschichte zur Langzeitarchivierung abgegeben werden kann. Das E-Government-Gesetz des Bundes (für Bereiche, in denen Bundesrecht Anwendung findet) und das avisierte hessische E-Government-Gesetz beinhalten die Forderung zur Einführung der elektronischen Aktenführung unter Fristsetzung. Zudem legt das E-Justice-Gesetz des Bundes fest, dass ab 01.01.2022 jegliche Anträge und Unterlagen nur noch elektronisch an Gerichte übermittelt werden dürfen. Nach Durchführung des europaweiten Ausschreibungsverfahrens im Jahr 2015 stand Anfang 2016 der Auftragnehmer fest. Im April 2016 wurde mit den konkreten Einführungsvorbereitungen in mehreren Pilotbereichen begonnen. Die Software ist inzwischen auf Serversystemen des Amts für Informations- und Kommunikationstechnik installiert und wird vertragsgerecht an die Anforderungen der Stadt Frankfurt am Main angepasst. Zugleich werden mit den Ämtern die organisatorischen Gesichtspunkte der Einführung (u.a. die Ablagesystematik) geklärt. Der Echteinsatz des Systems ist für Herbst 2016 vorgesehen. Im ersten Vertragsjahr wird das System in mehreren Ämtern und unterschiedlichen Einsatzszenarien pilotiert, bevor in den Folgejahren die sukzessive Ausweitung des Einsatzes auf alle Ämter und Betriebe erfolgt. Open-Data-Portal Im vergangenen Jahr konnte das Angebot des Open-Data-Portals deutlich ausgebaut und die Anzahl der zur Verfügung stehenden Datensätze verdoppelt werden. Hinzugekommen sind vor allem Wahldaten rund um die Kommunalwahl 2016, aber auch Parkdaten und Verkehrsmeldungen. Die Nutzung der Daten erfolgt durch kommerzielle Anbieter (z. B. Kartendienst Here) ebenso wie durch private Entwickler (z. B. für die Smartphone-App "Baby benamsen"). Aktuell erfolgt eine Untersuchung, welche Datensätze im Vergleich zu anderen Großstädten im Angebot fehlen; es schließt sich eine Prüfung an, ob solche Datensätze durch die Ämter und Betriebe bereitgestellt werden können. Relaunch frankfurt.de Mit dem Relaunch des frankfurt.de-Auftritts werden mehrere wichtige Ziele verfolgt: Zum einen wird die alte technische Plattform erneuert. Zum anderen erfolgt eine Neustrukturierung der Inhalte. Mit der Einführung eines neuen Content-Management-Systems wird nicht nur eine zukunftsfähige Basis für die grundlegende Neugestaltung und Überarbeitung des Internet-Auftritts geschaffen, sondern auch ein modernes Informations- und Wissensmanage-ment ermöglicht. Vorhandene Daten werden konsequent und einheitlich strukturiert auf der neuen technischen Plattform zusammengeführt, wodurch Informationen noch besser und umfassender zur Verfügung gestellt werden können. Die neue Website dient als zentrales Informations-, Kommunikations- und Serviceportal der Stadt Frankfurt am Main. Nach Durchführung eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens ist im März 2016 die Auftragserteilung an die ausführende Firma erfolgt. Neben der Installation der Softwareplattform steht zunächst die grundsätzliche Neugestaltung der Oberfläche an, die im Spätsommer 2016 abgeschlossen wird. In stadtverwaltungsweiten Themenredaktionen wird die neue inhaltliche Struktur besprochen. Es wird keine automatische Übernahme der Altbeiträge geben; vielmehr wird die Aktualität und Notwendigkeit dieser Beiträge vor der Übernahme ins neue System geprüft. Die Inbetriebnahme ist für die Mitte des Jahres 2017 vorgesehen. IT-Steuerung Der Magistrat hat Ende 2015 die Einführung eines Projektstellungnahmeverfahrens beschlossen. Damit soll sichergestellt werden, dass im Vorfeld der Erteilung von Projektaufträgen für den Einsatz neuer oder wesentlich größerer IT-Systeme die Stellungnahmen der relevanten zentralen Stellen vorliegen. Ziel ist es, eine höhere Standardisierung zu erreichen, die Kompatibilität zu verbessern und Mehrfachentwicklungen zu vermeiden. Schon im ersten halben Jahr seit Einführung hat sich die Wirksamkeit des Verfahrens herausgestellt. Vertraulichkeit: Nein dazugehörende Vorlage: Vortrag des Magistrats vom 17.05.2013, M 81 Bericht des Magistrats vom 18.09.2015, B 346 Bericht des Magistrats vom 10.11.2017, B 365 Zuständige Ausschüsse: Ausschuss für Recht, Verwaltung und Sicherheit Versandpaket: 31.08.2016 Beratungsergebnisse: 4. Sitzung des Ausschusses für Recht, Verwaltung und Sicherheit am 10.10.2016, TO I, TOP 13 Beschluss: nicht auf TO Die Vorlage B 217 dient zur Kenntnis. (Ermächtigung gemäß § 12 GOS) Abstimmung: CDU, SPD, GRÜNE, AfD, LINKE., FDP, BFF und FRAKTION Sonstige Voten/Protokollerklärung: FRANKFURTER (= Kenntnis) Beschlussausfertigung(en): § 579, 4. Sitzung des Ausschusses für Recht, Verwaltung und Sicherheit vom 10.10.2016 Aktenzeichen: 30 0