E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main

S A C H S T A N D : Bericht des Magistrats vom 06.06.2014, B 194 Betreff: E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main Vorgang: Beschl. d. Stv.-V. vom 04.07.2013, § 3348 (M 81) Zu den Ziffern 2-4 des o. g. Beschlusses wird wie folgt Stellung genommen; zu Ziffer 7 siehe Vortrag des Magistrats an die Stadtv.-Versammlung M 107 vom 06.06.2014. Zu Ziffer 2a Der Magistrat hält an seinen strategischen Leitzielen (siehe M 80/2013 und M 81/2013, beschlossen von der Stadtverordnetenversammlung am 04.07.2013, §§ 3379 und 3348) unverändert fest. Eine umfassende Statusanalyse ab dem 1. November 2013 hat ergeben, dass weitere Planungen, Abstimmungen und vorbereitende Arbeiten zwingend erforderlich sind. Darüber hinaus bedarf es auf Grund der zwischenzeitlich getroffenen Investitionsentscheidungen einer Übergangszeit sowie einer schrittweisen Herangehensweise, um die bestehende IT-Systemlandschaft zu standardisieren und zu konsolidieren. Das zuständige Dezernat V - Reformprojekte hat in diesem Zusammenhang bereits mehrere Maßnahmen eingeleitet, insbesondere: · Ein M-Vortrag zu E-Government-Roadmap und -Finanzkonzept wurde in den Geschäftsgang gegeben. (s. M 107 vom 06.06.2014) · Ein Pilotbetrieb ("Hosting") für die Serverkonsolidierung wurde im Februar 2014 erfolgreich abgeschlossen. · Zusätzliche Haushaltsmittel für Investitionen in neue IT-Infrastruktur wurden bereitgestellt. · Die kundenbezogene Abstimmung mit den Fachämtern und Eigenbetrieben für die angestrebte Ausbauphase wurde eingeleitet. Es ist erklärtes Ziel, alle städtischen Server in den Rechenzentren des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik, vorrangig in der Zanderstraße 7, zu bündeln. In Einzelfällen ist nicht auszuschließen, dass sich dezentrale Server nicht in die zentrale Hosting-Umgebung einbetten lassen. Dies wird derzeit geprüft. Hierfür und für die Fälle, in denen ein zentrales "Hosting" zunächst nicht sinnvoll (z.B. auf Grund kürzlich beschaffter Server) oder nicht wirtschaftlich (z.B. bei der pädagogischen Schul-IT) ist, kommt stattdessen übergangsweise - im letzteren Fall dauerhaft - ein alternatives "Housing" in Betracht. Anzumerken ist in diesem Zusammenhang, dass eine zentrale Ausrichtung der bislang dezentral geprägten städtischen Server-Architektur auf das Stadtnetz wirkt. Es muss deshalb ertüchtigt werden. Hohe Bandbreiten - d.h. Übertragungskapazitäten für den Datentransfer - sind ebenso eine Grundvoraussetzung für neue IT-Technologien (z.B. schnellere Rechner, hochauflösende Monitore, VoIP-Telefonie, Gebäudeleittechnik), IT-Konzepte oder zentrale Server-Architekturen wie für steigende Software-Anforderungen an die Hardware oder ein zunehmender Datentransfer (z.B. Videokonferenzen, größere Datenvolumina). Nach dem positiv verlaufenen Pilotbetrieb mit 20 Dienststellen und rund 750 Anwenderinnen und Anwendern laufen gegenwärtig die Vorbereitungen dafür, das Hosting-Angebot auszuweiten. In diesem Zusammenhang sind vorrangig technisch-finanzielle sowie personell-organisatorische Aspekte abschließend zu beleuchten und zu entscheiden. Wirtschaftliche Vorteile mit absehbar gestopptem bzw. geringerem Serverbedarf (vor allem physikalischer Komponenten) bietet in erster Linie das zentrale Hosting. Zu Ziffer 2b Der Magistrat hält ebenso weiter an seinem strategischen Leitziel eines zentralen IT-Einkaufes (Hard- und Software) fest. Hierzu hat die Reformkommission im November letzten Jahres beschlossen, durch das Dezernat V bzw. das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik entsprechende Rahmenregelungen erarbeiten zu lassen. Zwischenzeitlich wurde ein strategisches Grobkonzept entwickelt, in mehreren ämterübergreifenden Arbeitstreffen unter Einbeziehung des Gesamtpersonalrates abgestimmt und dem Arbeitskreis Informationstechnologie vorgestellt. Es sieht eine ausgewogene Balance aus zentraler (Standardprodukte) und dezentraler Beschaffung (Spezialprodukte) vor und hat eine verbesserte stadtwirtschaftliche Einkaufsorganisation mit Systemstandards, sinkenden Sachkosten sowie einem geringeren Personalaufwand zum Ziel. Zu Ziffer 2c Hinsichtlich eines elektronischen Antragsmanagements hat der Magistrat festgestellt, dass dieses nicht nur für den einzelnen Bürger, sondern auch für Unternehmen attraktiv ist. Seit einem Jahr besteht ein Austausch mit mehreren anderen Großstädten, im Rahmen dessen geprüft wird, ob es möglich ist, eine Lösung zu schaffen, deren Kosten sich auf mehrere Träger verteilen. Als Ergebnis soll ein Antragsassistent entstehen, mit dem online Anträge gestellt werden können, an die sich ein weitgehend automatisierter Workflow zur Weiterleitung der Anträge an die zuständigen Stellen anschließt, bei denen die Anträge bearbeitet werden. Die Lösung muss die Möglichkeit der sicheren Authentifizierung und ein elektronisches Zahlverfahren (E-Payment) beinhalten. Aufgrund einer nicht gewährten Bundesförderung erfolgt derzeit eine Neubewertung der Handlungsoptionen. Zu Ziffer 3 Die Einrichtung eines E-Government-Lenkungskreises ist im Laufe des Jahres geplant. Zu Ziffer 4 Die Vorlage einer E-Government-Roadmap erfolgt im Rahmen eines separaten Magistratsvortrags. (s. M 107 vom 06.06.2014) E-Government-Strategiebericht Nachfolgend wird der aktuelle Stand der Entwicklung von E-Government-Dienstleistungen bei der Stadt Frankfurt am Main beschrieben. 1. Basisdienste 1.1 Kundendatenverwaltung Im Rahmen der Umsetzung von Bürgerkonten wird eine "Customer Relationship Management"-Software benötigt. Diese ist bereits heute für den Einheitlichen Ansprechpartner Frankfurt im Einsatz; der Einsatz wird auszuweiten sein. 1.2 Dokumentenmanagement, E-Akte, Virtuelle Poststelle, Workflows Dokumentenmanagement und E-Akte sind die von der Verwaltung meistgeforderten E-Government-Basisdienste, um eine rechts- und revisionssichere sowie medienbruchfreie Dokumentenablage zu ermöglichen und Recherchezeiten zu verringern. Hierzu ist eine ämterübergreifende Arbeitsgruppe eingesetzt, die derzeit ein Konzept und eine Leistungsbeschreibung als Grundlage einer Ausschreibung erarbeitet, die im Jahr 2014 durchgeführt werden soll. Es ist vorgesehen, das System bei Bewährung in einem begrenzten Pilotbereich sukzessive auf alle Ämterbereiche der Stadtverwaltung auszuweiten. In einem späteren Schritt soll das System um weitere Funktionalitäten ausgebaut werden. Hierzu zählt die Einrichtung einer virtuellen Poststelle, die sich beispielsweise um die Digitalisierung herkömmlichen Schriftguts kümmert. Für wiederkehrende Massenvorgänge sollen standardisierte Arbeitsabläufe (Workflows) im System hinterlegt werden, um eine automatisierte Zuordnung und Weiterleitung zu ermöglichen. Es dient zur Kenntnis, dass die gespeicherten Daten nach der Aufbewahrungsfrist dem Institut für Stadtgeschichte zur Langzeitarchivierung anzubieten sind. Nur ein Dokumentenmanagementsystem kann die Daten in der erforderlichen Form zuliefern. Der Einstieg in das Projekt wird zunächst aus vorhandenen Restmitteln finanziert; die Finanzierung der Maßnahme über den Pilotbereich hinaus soll durch Beschluss des separaten Magistratsvortrags M 107 vom 06.06.2014 zu Roadmap und Finanzkonzept sichergestellt werden. 1.3 Formularserver Im Kontakt zwischen Verwaltung und Bürgern sowie Unternehmen spielen Formulare noch immer eine große Rolle. Das E-Government-Gesetz erleichtert den Umgang mit elektronischen Formularen, weil künftig auf eine Unterschrift verzichtet werden kann. Um elektronische Formulare auf Webseiten einheitlich anbieten zu können, ist es notwendig, einen Formularserverdienst einzuführen. Der Schwerpunkt liegt hierbei nicht in dem Anbieten von elektronisch abgebildeten Papier-Formularen, sondern in der vorgeschalteten Dateneingabe über Formularfelder durch Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen. Die Finanzierung dieser Maßnahme soll durch Beschluss des separaten Magistratsvortrags M 107 vom 06.06.2014 zu Roadmap und Finanzkonzept sichergestellt werden. 1.4 E-Payment Das E-Government-Gesetz fordert die Möglichkeit einer elektronischen Bezahlung für Online-Dienste. Im Bereich der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie stellt der Magistrat bereits eine Zahlmöglichkeit über den Dienstleister PayPal zur Verfügung. Bei Realisierung weitergehender elektronischer Antragsverfahren ist eine elektronische Zahlmöglichkeit zu berücksichtigen. Die Finanzierung dieser Maßnahme soll durch Beschluss des separaten Magistratsvortrags M 107 vom 06.06.2014 zu Roadmap und Finanzkonzept sichergestellt werden. 1.5 Authentifizierung mit dem neuen Personalausweis (nPA) Der Gesetzgeber sieht in der elektronischen Ausweisfunktion des neuen Personalausweises eine brauchbare Alternative zur eindeutigen Identifikation bei der Kommunikation zwischen Bürgern und der Verwaltung. Bei einigen Verwaltungsvorgängen ist die exakte Identifikation notwendig. Der Basisdienst stellt die Möglichkeit zur Verfügung, sich mit dem neuen Personalausweis in einem Online-Antragsverfahren identifizieren zu können. Die Finanzierung diese Maßnahme soll durch Beschluss des separaten Magistratsvortrags M 107 vom 06.06.2014 zu Roadmap und Finanzkonzept sichergestellt werden. 1.6 Elektronische Signatur Bei bestimmten Verwaltungsaufgaben (z.B. Beschaffungsverfahren, Übermittlung von Daten an andere Behörden) ist die Nutzung einer elektronischen Signatur notwendig. Soweit technisch möglich, ist beabsichtigt, hierfür einen zentralen Dienst zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus fordert das E-Government-Gesetz die Eröffnung des elektronischen Zugangs bis zum 01.07.2014 unter Berücksichtigung der qualifizierten elektronischen Signatur. Dies wird fristgerecht umgesetzt. 1.7 Prozessplattform Eine Prozessplattform dient dem Austausch von Daten zwischen beteiligten Softwarekomponenten über strukturierte, programmierbare Schnittstellen. Anstelle der Verbindung aller Softwaremodule untereinander ist nur noch jeweils eine Anbindung an die Prozessplattform notwendig. Die Leistung ist Teil des Vorhabens "Relaunch frankfurt.de", das in diesem Jahr ausgeschrieben wird. 1.8 Kollaboration Derzeit findet eine ämterübergreifende Zusammenarbeit, z.T. unter Einbeziehung externer Dritter, vor allem durch Einsatz des Softwareproduktes MS SharePoint Server statt. Das Produkt wird von einer Vielzahl von Ämtern bereitgestellt. 2. Nach außen wirksame Leistungen 2.1 Anliegenmanagement Eine umfassende Beteiligungsplattform ("FFM - Frankfurt fragt mich"), die verschiedene Dienste (z.B. das Melden von Mängeln im öffentlichen Raum - Schlaglöcher, Straßenschäden und anderes mehr -) unter einer Oberfläche zusammenfasst, ist im April 2014 in Betrieb genommen worden. 2.2 Antragsmanagement Zur Senkung der sonst erheblichen Kosten prüft der Magistrat die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit anderen Kommunen. Nachdem eine erwartete Bundeszuweisung ausgeblieben ist, findet derzeit eine Neubewertung der Handlungsoptionen statt. Die dauerhafte Finanzierung dieser Maßnahme soll durch Beschluss des separaten Magistratsvortrags M 107 vom 06.06.2014 zu Roadmap und Finanzkonzept sichergestellt werden. 2.3 E-Partizipation Bürgerbeteiligung - auch zum Bürgerhaushalt - wird im Rahmen des Anliegenmanagements und der bereits im Einsatz befindlichen Social-Media-Dienste abgedeckt. 2.4 Relaunch frankfurt.de, Webauftritte Mit dem Relaunch des frankfurt.de-Auftritts, werden mehrere wichtige Ziele verfolgt: Zum einen soll die veraltete technische Plattform erneuert werden. Zum anderen ist eine Neustrukturierung der Inhalte sowie eine Bereitstellung zentraler Informationsablagen (z.B. Medienpool, Government Directory, Adressdatenbank) vorgesehen. Der Relaunch ist eine wesentliche Kernkomponente für weitergehende E-Government-Dienstleistungen, da der städtische Webauftritt die Benutzerschnittstelle für Online-Antragsverfahren und andere nach außen wirkende Dienstleistungen ist. 2.5 Mobile Anwendungen, Apps Da zentrale Informationsablagen erst in den nächsten Jahren entstehen, schafft das Presse- und Informationsamt derzeit eine "Frankfurt-App" auf Grundlage eines dynamischen "Guide"-Systems, das ein bedarfsweises Laden und Löschen einzelner Informations-Kapitel zulässt. Die Anwendung steht im Laufe des Jahres 2014 zur Verfügung. Auch verwaltungsintern nimmt die Bedeutung mobiler Endgeräte zu. Im Bereich Dokumentenmanagement wird daher darauf geachtet, dass die Bereitstellung von Dokumenten auf mobilen Endgeräten unterstützt wird. 2.6 Kommunikation (Servicecenter 115, E-Mail, soziale Medien) Die Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen findet über unterschiedliche "Kanäle" statt: o Das Servicecenter 115 steht telefonisch dort zur Verfügung, wo keine Online-Dienstleistungen bereitstehen, Anfragende über keinen Internet-Zugang verfügen oder diesen nicht nutzen wollen. o Mit der vom E-Government-Gesetz vorgegebenen Eröffnung des elektronischen Zugangs gewinnen E-Mails an Bedeutung. o Formfreie Spontan-Kommunikation findet im Bereich der sozialen Medien (u.a. Twitter, Flickr, YouTube) statt. o Der Magistrat hat Zugänge für De-Mail und den E-Postbrief eingerichtet und beobachtet die Nutzerakzeptanz. 2.7 Open Data Die Umsetzung des Open-Data-Vorhabens ist deutlich fortgeschritten. Nach Erstellung eines Konzeptes durch Fraunhofer FOKUS ist zwischenzeitlich die Installation der CKAN-Software im zentralen Rechenzentrum erfolgt. Nunmehr werden in Zusammenarbeit mit dem Bürgeramt, Statistik und Wahlen, dem Stadtvermessungsamt sowie dem Umweltamt geeignete Datenquellen identifiziert, in geeigneten Formaten bereitgestellt und mit Metadaten in der CKAN-Software beschrieben. Das Open-Data-Portal wird im Laufe des Jahres 2014 bereitgestellt. 3. Nach innen wirksame Leistungen 3.1 Prozessoptimierung Zur Dokumentation, Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse wird der von der KGSt empfohlene Fachmodellierungsstandard FaMoS in Verbindung mit der Geschäftsprozessmanagementsoftware ADONIS eingesetzt. Um einen einheitlichen Standard zu schaffen, der vor allem bei den Aufgaben von Organisation und Stabsstelle E-Government zum Einsatz gelangt, wird die Grundinstallation aus E-Government-Mitteln finanziert. Der Betrieb der Software erfolgt beim Personal- und Organisationsamt; eine bedarfsweite Ausweitung des Einsatzes auf andere Ämter ist vorgesehen. Die dauerhafte zentrale Finanzierung dieser Maßnahme ist bisher nicht sichergestellt. 3.2 Mitarbeiterportal Zielsetzung des Vorhabens ist die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung mit dem Ziel der verbesserten Information als Entscheidungsgrundlage sowie der Verkürzung von Recherchezeiten benötigter Informationen. Im Rahmen eines Vorprojektes werden derzeit die Anforderungen erhoben; die hieraus resultierende technische Lösung wird gemeinhin als "Mitarbeiterportal" bezeichnet und lässt sich erst nach Abschluss der Anforderungsanalyse konzipieren. Die Finanzierung dieser Maßnahme soll durch Beschluss des separaten Magistratsvortrags M 107 vom 06.06.2014 zu Roadmap und Finanzkonzept sichergestellt werden. 3.3 Government Directory Ziel des Government Directorys ist es, Daten über städtische Dienstleistungen, Dienstgebäude, Öffnungszeiten sowie Zuständigkeiten zentral zu erfassen und diese für die Verwertung zu unterschiedlichen Zwecken - vorrangig für die Informationsbereitstellung auf städtischen Webseiten - zur Verfügung zu stellen. Die Leistung ist Teil des Vorhabens "Relaunch frankfurt.de". 3.4 Adressverwaltung Ziel der zentralen Adressverwaltung ist es, einerseits ein einheitliches Instrument zur Adressverwaltung zur Verfügung zu stellen und andererseits die redundante Datenpflege zu beseitigen. Die Leistung ist Teil des Vorhabens "Relaunch frankfurt.de". E-Government-Leistungskatalog Nachstehend wird der Sachstand der erforderlichen E-Government-Basisdienste sowie der konkret nach innen und außen wirkenden E-Government-Dienstleistungen beschrieben. Basisdienste LEISTUNGSMERKMAL SACHSTAND Authentifizierung mit neuem Personalausweis (nPA) Bestandteil eines Antragsassistenten, zur Anmeldung an einem Bürgerkonto oder zur Authentifizierung bei einzelnen Antragsverfahren. Noch nicht im Einsatz. Dokumentenmanagement, E-Akte, virtuelle Poststelle, Workflows Derzeit zahlreiche an Fachverfahren angebundene Einzellösungen; Ausschreibung für ämterübergreifendes System in Vorbereitung. De-Mail De-Mail-Konto ist reserviert und soll in die Eröffnung des elektronischen Zugangs eingebunden werden. Elektronische Signatur Derzeit Nutzung für wenige Anwendungszwecke (Ausschreibungen, Transfer von Daten an andere Behörden). Elektronische Zahlverfahren (E-Payment) Derzeit nur Unterstützung der EU-DL-RL, weitergehende Umsetzung erfordert elektronisches Antragsverfahren. Formularserver Zentrale Bereitstellung von Antragsformularen. Der städtische Internet-Auftritt stellt schon heute eine Reihe von Formularen für verschiedene Lebenslagen bereit, allerdings noch nicht an zentraler Stelle. Interaktive Internet-Plattform (CMS) Vorhandenes System ist veraltet und muss dringend abgelöst werden. Derzeit keine Interaktivität möglich. Neues System steht kurz vor Ausschreibung. Kollaborationsplattform Ermöglicht ämterübergreifende Zusammenarbeit an Dokumenten unter Einbeziehung Dritter. Als Basislösung steht derzeit MS SharePoint Server zur Verfügung. Kundendatenverwaltung (CRM) Derzeit nur Unterstützung der EU-DL-RL. Auf der kaufmännischen Seite Verwaltung von Geschäftspartnern im SAP-Finanzverfahren. Prozessplattform Dient dem Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Applikationen unter Anwendung vorgegebener Regeln. Teil der Ausschreibung für eine neue interaktive Internet-Plattform. Nach innen wirkende Leistungen LEISTUNGSMERKMAL SACHSTAND Adressverwaltung Teil der Ausschreibung für eine neue interaktive Internet-Plattform. Government Directory Teil der Ausschreibung für eine neue interaktive Internet-Plattform. Medienpool Teil der Ausschreibung für eine neue interaktive Internet-Plattform. Mitarbeiterportal Ziel ist die Verbesserung der Information und Kommunikation. Derzeit Bedarfsanalyse und Konzeption. Prozessoptimierung Die Abbildung von Dienstleistungen mittels IT-Systemen erfordert die vorherige Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen mittels eines einheitlichen Systems. Dabei erfolgt eine Orientierung am FaMoS-Standard der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). Nach außen wirkende Leistungen LEISTUNGSMERKMAL SACHSTAND Anliegenmanagement/ Beteiligungsplattform Zusammenfassung verschiedener Beteiligungsmöglichkeiten in einem Portal ("Frankfurt fragt mich"). Die Plattform wurde im April 2014 in Betrieb genommen. Antragsassistent Online-Abwicklung von Antragsverfahren unter Berücksichtigung von Authentifizierung und E-Payment. Nach einer ausgebliebenen Bundeszuweisung erfolgt derzeit eine Neubewertung der Handlungsoptionen. E-Partizipation Möglichkeiten der Bürgerbeteiligung bestehen über den Social Media Newsroom sowie seit April 2014 über die Beteiligungsplattform "Frankfurt fragt mich". Elektronischer Zugang Der elektronische Zugang ist gemäß EGovG zum 01.07.2014 zu eröffnen. Derzeit laufen die Vorbereitungen für die fristgerechte Eröffnung. Mitteilungsblätter online Das Amtsblatt der Stadt Frankfurt am Main ist bereits seit Jahren online im Internet-Auftritt verfügbar. Mobile Anwendungen Apps für mobile Endgeräte mit den Zielgruppen Bürger und Touristen. Vereinzelte Themen-Apps sind bereits entstanden; das Presse- und Informationsamt arbeitet an einer "Frankfurt-App". Open Data Maschinenlesbare Bereitstellung öffentlicher Daten. Arbeitsgruppe unter Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat Einsatz vorbereitet. Derzeit Identifikation geeigneter Daten. Das System soll im Verlauf des Jahres 2014 in Betrieb genommen werden. Relaunch Webauftritt Ausschreibung einer neuen interaktiven Internet-Plattform unter Berücksichtigung verschiedener E-Government-Basisdienste steht bevor. Servicecenter 115 Erweiterung um Multikanalfähigkeit wird von Bundes-Steuerungsgruppe vorbereitet. Zuständigkeit für den Erstkontakt für die über die Beteiligungsplattform gemeldeten Mängel. Zuständigkeit ab 01.07.2014 für die Entgegennahme von Nachrichten im Rahmen der Eröffnung des elektronischen Zugangs. Soziale Medien Kommunikation mit Bürgern über soziale Medien, z.B. Facebook, Twitter und YouTube. Die Betreuung erfolgt durch das Presse- und Informationsamt. Vertraulichkeit: Nein dazugehörende Vorlage: Vortrag des Magistrats vom 17.05.2013, M 81 Bericht des Magistrats vom 18.09.2015, B 346 Zuständige Ausschüsse: Ausschuss für Recht, Verwaltung und Sicherheit Zuständige sonstige Gremien: KAV Versandpaket: 11.06.2014 Beratungsergebnisse: 19. Sitzung der KAV am 07.07.2014, TO II, TOP 20 Beschluss: Die Vorlage B 194 dient zur Kenntnis. 31. Sitzung des Ausschusses für Recht, Verwaltung und Sicherheit am 21.07.2014, TO I, TOP 20 Beschluss: nicht auf TO Die Vorlage B 194 dient zur Kenntnis. (Ermächtigung gemäß § 12 GOS) Abstimmung: CDU, GRÜNE, FDP, FREIE WÄHLER und RÖMER gegen SPD (= Kenntnis als Zwischenbericht) Sonstige Voten/Protokollerklärung: LINKE. und ELF Piraten (= Kenntnis) Beschlussausfertigung(en): § 4809, 31. Sitzung des Ausschusses für Recht, Verwaltung und Sicherheit vom 21.07.2014 Aktenzeichen: 16 1