E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main

S A C H S T A N D : Bericht des Magistrats vom 18.09.2015, B 346 Betreff: E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main Vorgang: Beschl. d. Stv.-V. vom 04.07.2013, § 3348 (M 81) - l. B 194/14 - Zu Ziffer 2a Der Magistrat hat konsolidierende Maßnahmen im IT-Bereich eingeleitet. So bietet das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik Housing (Unterbringung von Serversystemen der Ämter und Betriebe) und Hosting (Bereitstellung und Betrieb von Serversystemen für die Ämter und Betriebe) an. Nach dem ersten Schritt - der Übernahme der Serversysteme der vom Amt für Informations- und Kommunikationstechnik betreuten Ämter - wurden inzwischen Serversysteme des Revisionsamtes und in Teilen des Stadtschulamtes im Rahmen des Housings übernommen. Die Reformkommission hat am 16.06.2015 den Beschluss gefasst, eine stärkere Zentralisierung der städtischen IT nach dem Demand-/Supply-Modell zunächst im Finanzbereich zu pilotieren. Auf der Grundlage der dort gewonnenen Erfahrungen soll über weitergehende strukturelle Maßnahmen entschieden werden. Es bleibt erklärtes Ziel, die städtischen Server in den Rechenzentren des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik zu bündeln. Zu Ziffer 2b Der Magistrat hat zum 01.05.2015 im Amt für Informations- und Kommunikationstechnik einen zentralen IT-Einkauf eingerichtet. Zu Ziffer 2c Der Magistrat hat im April 2015 mit der eKom21 - KGRZ Hessen eine Nutzungsvereinbarung über den Einsatz des Antrags- und Fallmanagement-Verfahrens "Civento" abgeschlossen. "Civento" unterstützt Online-Anträge sowie verwaltungsinterne Geschäftsprozesse. Das Verfahren bündelt mehrere Dienste, um vom Antrag bis zum Bescheid und zur Buchung der Zahlungseingänge eine möglichst medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung zu ermöglichen. Mittels der Online-Antragsverfahren sind Bürgerinnen, Bürger, Unternehmen und andere Institutionen in der Lage, über das Internet Anträge bei der Verwaltung zu stellen, diese sofort online zu bezahlen und, soweit möglich, die Verwaltungsdienstleistung online zu empfangen. Der Einsatz von "Civento" ermöglicht eine Automation in Bereichen, in denen bisher keine IT-Verfahren zur Verfügung standen und in denen eine Individualentwicklung unwirtschaftlich wäre. Im ersten Jahr nach Vertragsabschluss sollen vier Geschäftsprozesse umgesetzt werden: - Magistratspost (Hauptamt) - Jugend-Ferienkarte (Jugend- und Sozialamt) - Bewohner-Parkausweis (Ordnungsamt) - Waffenverbringung (Ordnungsamt) Bei erfolgreichem Projektverlauf ist vorgesehen, in den Folgejahren weitere Geschäftsprozesse umzusetzen. Dabei profitiert Frankfurt am Main von Vorleistungen anderer hessischer Städte, die mit "Civento" bereits weitere interne und externe Geschäftsprozesse abgebildet haben. Zu Ziffer 3 Unter den derzeitigen Rahmenbedingungen würden die Befugnisse eines E-Government-Lenkungskreises mit denen der Fachdezernate und -ämter kollidieren. Daher soll zur Reduzierung von Nachteilen und Risiken ein Projektstellungnahmeverfahren eingeführt werden. Zu Ziffer 4 Nachfolgend werden die Schwerpunkte der aktuellen Entwicklung von E-Government-Dienstleistungen bei der Stadt Frankfurt am Main beschrieben. 1. Dokumentenmanagement/E-Akte Dokumentenmanagement ist der von der Verwaltung meistgeforderte E-Government-Basisdienst, um eine rechts- und revisionssichere sowie medienbruchfreie Dokumentenablage zu ermöglichen und Recherchezeiten zu verringern. Schwerpunkt der Dokumentenmanagement-Einführung ist die "E-Akte". Nachdem mit dem Beschluss der E-Government-Finanzplanung seit Anfang 2015 die notwendigen Haushaltsmittel zur Verfügung standen, wurde das Ausschreibungsverfahren eingeleitet; der Teilnahmewettbewerb ist abgeschlossen. 2. Antrags- und Fallmanagement Siehe Ausführungen zu Ziffer 2c. Das Antrags- und Fallmanagement beinhaltet die Unterstützung der eID des neuen Personalausweises sowie die Nutzung elektronischer Zahlverfahren. Bestandteil ist ferner die dynamische Generierung elektronischer Antragsformulare. 3. Relaunch frankfurt.de Mit dem Relaunch des frankfurt.de-Auftritts werden mehrere wichtige Ziele verfolgt: Zum einen soll die alte technische Plattform erneuert werden. Zum anderen sind eine Neustrukturierung der Inhalte und die Bereitstellung zentraler Informationsablagen sowie einer Prozessplattform vorgesehen. Das Ausschreibungsverfahren für den Relaunch wurde eingeleitet; der Teilnahmewettbewerb ist abgeschlossen. 4. Open Data Der Magistrat hat im Oktober 2014 ein Open-Data-Portal in Betrieb genommen. Derzeit wird der Ausbau des Portals um interaktive Elemente vorbereitet. Die Bereit-stellung der Daten erfolgt unter Anwendung der "Datenlizenz Deutschland Namens-nennung". 5. Prozessoptimierung Zur Dokumentation, Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse wird der von der KGSt empfohlene Fachmodellierungsstandard FaMoS in Verbindung mit der Geschäftsprozessmanagementsoftware ADONIS eingesetzt. Um einen einheitlichen Standard zu schaffen, der vor allem bei den Aufgaben von Organisation und Stabsstelle E-Government zum Einsatz gelangt, wird die Bereitstellung der Software aus E-Government-Mitteln finanziert. Der Betrieb der Software erfolgt beim Personal- und Organisationsamt; die Nutzung auch bei anderen Ämtern. 6. E-Partizipation/Anliegenmanagement/ffm.de Bürgerbeteiligung wird im Rahmen des Anliegenmanagements und der Social-Media-Dienste abgedeckt. Eine umfassende Beteiligungsplattform ("FFM - Frankfurt fragt mich") steht seit April 2014 unter www.ffm.de zur Verfügung. Auf dem Portal können die Bürgerinnen und Bürger an verschiedenen städtischen Beteiligungsverfahren und den Online-Bürgersprechstunden der Magistratsmitglieder teilnehmen sowie der Stadtverwaltung infrastrukturelle Mängel melden. Vertraulichkeit: Nein dazugehörende Vorlage: Vortrag des Magistrats vom 17.05.2013, M 81 Bericht des Magistrats vom 06.06.2014, B 194 Bericht des Magistrats vom 29.08.2016, B 217 Zuständige Ausschüsse: Ausschuss für Recht, Verwaltung und Sicherheit Versandpaket: 23.09.2015 Beratungsergebnisse: 44. Sitzung des Ausschusses für Recht, Verwaltung und Sicherheit am 16.11.2015, TO I, TOP 11 Beschluss: nicht auf TO Die Vorlage B 346 dient zur Kenntnis. (Ermächtigung gemäß § 12 GOS) Abstimmung: CDU, GRÜNE, SPD, LINKE., FDP und BFF Sonstige Voten/Protokollerklärung: RÖMER (= Kenntnis) Beschlussausfertigung(en): § 6480, 44. Sitzung des Ausschusses für Recht, Verwaltung und Sicherheit vom 16.11.2015 Aktenzeichen: 30 0