E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main

Bericht des Magistrats vom 10.11.2017, B 365

Betreff: E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main Vorgang: Beschl. d. Stv.-V. vom 04.07.2013, § 3348 (M 81) - l. B 217/16 - Seit dem letzten Bericht hat der Magistrat weitere Fortschritte bei der Umsetzung der E-Government-Strategie erzielt. Antrags- und Fallmanagement Ein Schwerpunkt bestand in der Ausweitung der Nutzung des universellen Antrags- und Fallmanagementsystems "Civento", mit dem die Online-Beantragung von städtischen Dienstleistungen möglich ist. Die Software wurde im 2. Halbjahr 2016 um eine leistungsstärkere Forderungsverwaltung erweitert und wird fortlaufend funktional weiterentwickelt. Im ersten Betriebsjahr des Online-Antragsverfahrens für den Geschäftsprozess "Bewohner-Parkausweis" (Ordnungsamt) wurden mehr als 7.000 Bewohnerparkausweise neu beantragt, davon 39% online. Seit dem 27.03.2017 ist es auch möglich, die Verlängerung online zu beantragen. Im hierauf folgenden Monat wurden mehr als

1. 100 Bewohnerparkausweise verlängert, davon 41% online. Jeden Monat werden insgesamt rd. 1.700 Antragsfälle mit dem Verfahren bearbeitet. Aktuell befindet sich ein Online-Antragsverfahren für Änderungen (z.B. aufgrund des Neukaufs eines KFZ) in Vorbereitung. Die Nutzung der im Online-Antragsverfahren integrierten E-Payment-Plattform war anfangs auf das Antrags- und Fallmanagementsystem "Civento" beschränkt. Durch eine Vertragserweiterung wurde die Nutzung durch andere Fachverfahren ermöglicht; aktuell laufen Vorbereitungen für eine Nutzung durch den Zoologischen Garten, den Palmengarten und Museen. Für die Saison 2017 wurden Änderungen am Online-Antragsprozess für die Ferienkarte vorgenommen. Zugleich wurde die vorangehende Werbung intensiviert, womit eine Verfünffachung der Vorjahres-Online-Antragszahl erreicht werden konnte. Aktuell sind zahlreiche weitere Online-Antragsprozesse in Vorbereitung. Zwischenzeitlich hat sich auch das Land Hessen entschieden, "Civento" einzusetzen und mit dem in Vorbereitung befindlichen hessenweit einheitlichen Servicekonto zu integrieren. Das Servicekonto wird es auch den Kommunen ermöglichen, Online-Antragsprozesse für verschiedene Vertrauensniveaus rechtskonform abzubilden. Einführung der elektronischen Aktenführung Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems als Grundlage der Einführung der elektronischen Aktenführung. Diese ist u.a. Voraussetzung dafür, Prozesse medienbruchfrei automatisieren zu können. Nach Durchführung einer EU-weiten Ausschreibung gelangt das Produkt "Fabasoft eGov-Suite" zum Einsatz. Nachdem im


2. Halbjahr 2016 die technische Installation vorbereitet, durchgeführt und getestet wurde, hat Anfang 2017 die Pilotierung in verschiedenen Amtsbereichen begonnen. Hierbei zeigte sich, dass die Einführung der elektronischen Aktenführung vor allem komplexe organisatorische Herausforderungen mit sich bringt. Schnell zeigte sich, dass auch die Schriftgut-Digitalisierung papiergebundener Dokumente und Akten behandelt werden muss. Inzwischen wird die Pilotierung einer zentralen Digitalisierungsstelle im Hauptamt geplant. Open-Data-Portal Das Angebot des Open-Data-Portals konnte im vergangenen Jahr weiter ausgebaut werden. Nachdem ermittelt wurde, welche Datensätze in den Portalen anderer Städte bereitgestellt werden, wurden mit den daraus ermittelten Schwerpunktämtern Workshops durchgeführt, um für die Bereitstellung weiterer Datensätze zu werben. Relaunch frankfurt.de Nach Durchführung des Ausschreibungsverfahrens befindet sich der Relaunch des frank-furt.de-Webauftritts aktuell in der Umsetzung. Bereits in 2016 wurden hierfür die technische Infrastruktur aufgebaut, das Design abgestimmt, die notwendigen Datenschnittstellen entwickelt und erste Funktionen, wie Homepage oder Artikel-Seite bereitgestellt. Seit dem Jahresbeginn 2017 werden die Funktionen der neuen städtischen Website kontinuierlich ausgebaut. Seit Mai 2017 werden die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das neue Content-Management-System "Sitecore" geschult, seit Juni werden die Inhalte des alten Frankfurt.de Schritt für Schritt in das neue System eingepflegt. Parallel dazu werden weitere Funktionen bereitgestellt. Die Inbetriebnahme der sogenannten Basisstufe des neuen Frankfurt.de ist im


3. Quartal 2018 geplant. IT-Steuerung Das im vergangenen Jahr eingeführte Projektstellungnahmeverfahren hat sich bewährt. Durch die Steigerung der Information der zu beteiligenden Stellen konnten Fehlentwicklungen vermieden und eine höhere Standardisierung erreicht werden. Weiter hat der Magistrat das frühere Gremium "Arbeitskreis Informationstechnologie (AKIT)" durch den IT-Strategierat ersetzt. Das neue Gremium, das sich aus den Amtsleitungen der Ämter mit Querschnittsaufgaben (11, 11B, 14, 16, 16A und 20) und je einem Vertreter des Gesamtpersonalrates, des Gleichstellungsbüros und der Schwerbehindertenvertretung zusammensetzt, hat sich am 08.02.2017 konstituiert. Der IT-Strategierat befasst sich mit den bei der Stadt Frankfurt am Main angewendeten Verfahren und mit Verfahren, deren Einführung geplant ist, sowie mit der allgemeinen städtischen Informationstechnologie, soweit diese Themen von dezernats- bzw. amtsübergreifendem Interesse sind. Das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik hat eine Kollaborationsplattform zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe alle IT-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter der Stadt Frankfurt am Main am fachlichen Austausch beteiligt werden. Bisher haben ca. 450 Personen ihr Interesse an diesem Austausch bekundet und wurden für den Zugriff auf die Plattform berechtigt.