E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main

Seit dem letzten Bericht hat der Magistrat weitere Fortschritte bei der Umsetzung der E-Government-Strategie erzielt. Antrags- und Fallmanagement Das Antrags- und Fallmanagement "civento", mit dem die Online-Beantragung von städtischen Dienstleistungen bereitgestellt wird, wurde weiter ausgebaut: - Seit Oktober 2018 ist die digitale Beantragung von standesamtlichen Urkunden (Personenstandsurkunden) möglich. - Im Rahmen des Prozesses "Personenstandsurkunden" wurde eine erweiterte Schnittstelle zur SAP-Finanzbuchhaltung umgesetzt. Die Schnittstelle unterstützt sowohl die direkte Online-Bezahlung der Forderung im Rahmen des Online-Antragsprozesses als auch die nachträgliche Bezahlung bei ggf. erforderlichen Prüfungen, sowohl in Form einer Überweisung als auch per E-Payment. - Seit dem 4. Quartal 2018 ist die Beantragung eines Fischereischeins und die Online-Beantragung einer Mitnahmeerlaubnis realisiert. - Durch die Anpassung des Antragsportals hinsichtlich einer endgeräteunabhängigen und optimierten Darstellung (Responsive Design) konnte die Benutzerfreundlichkeit des Antragsportals gesteigert werden. - Weiter war ab Mai 2019 die Beantragung der Ferienkarte für 2019 online möglich. Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen können seit Mai 2019 online eine Baulastenauskunft für Grundstücke und Flurstücke beantragen und erhalten. - Der rein interne Prozess "Neuer Mitarbeiter" ist im Personal- und Organisationsamt seit Juli 2019 realisiert und soll als Muster für den Einsatz in weiteren Ämtern und Betrieben dienen. - Zum 01.07.2019 erfolgte mit dem Abschluss der Pilotierung der Übergang der operativen Tätigkeit im Projekt Antrags- und Fallmanagement von der Stabsstelle Digitalisierung auf das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik. - Mit dem Relaunch von Frankfurt.de wurden die bereits in civento erstellten Formulare online genommen. - Aktuell werden die Prozesse Ausnahmegenehmigung (z.B. das Anlegen von Sicherheitsgurten und das Tragen von Schutzhelmen, Sonntagsfahrverbot) und Jahresgenehmigung (berechtigte Firmen beantragen verkehrsrechtliche Anordnungen (z.B. Straßensperrung bei Aufbrucharbeiten) vorbereitet. - Das Projekt zur Umsetzung der Hundesteuer (An- und Abmeldung eines Hundes, Verlust der Hundemarke und Anmeldung gefährlicher Hund) ist erfolgreich gestartet. - Der Kick-off zum Projekt Sportförderung (Fördermittel Jugendarbeit: Übermittlung durch Landessportbund, Fördermittel Übungsleiter: Beantragung durch Vereine) wurde aufgrund der aktuellen Corona-Krise auf Mai 2020 geschoben. - Die Entwicklung einer Schnittstelle zwischen civento (Antrags- und Fallmanagement) und der Fabasoft eGov-Suite (eAkte und Archivierung abgeschlossener civento-Geschäftsvorfälle) ist in Umsetzung. - Zukünftig kann der Leseausweis der Stadtbücherei online beantragt werde. Geplante Folgeprojekte sind die Verlängerung und Änderungen bestehender Mitgliedsdaten. - Die Fachanwendung LEA des Standesamtes soll durch eine neue Entwicklung mit civento abgelöst werden. Der bereits bestehende Prozess Eheauskunft soll prozesshaft damit verknüpft werden. - Die Beantragung und das Fachverfahren zur Bewilligung eines Frankfurt-Passes wird auf Grundlage von civento entwickelt. Neben den neuen Projekten ergeben sich zudem aus dem laufenden Betrieb bei den Ämtern Anforderungen und Anpassungen, die in civento umgesetzt werden. Einführung der elektronischen Aktenführung - Das Projekt "Pilotierung E-Akte Frankfurt" wurde am 26.02.2020 erfolgreich abgeschlossen. Die Eignung der Fabasoft eGov-Suite als stadtweites E-Akte- und Vorgangsbearbeitungssystem konnte bestätigt werden. - Im Rahmen des Projektes wurden folgende Ämter als Pilotbereiche an die Fabasoft eGov-Suite angebunden: Personal- und Organisationsamt, Bürgeramt, Statistik und Wahlen, Stabsstelle Digitalisierung, Kassen- und Steueramt, Amt für Bau und Immobilien, Jugend- und Sozialamt und Dezernatsbüro V; ferner der Gesamtpersonalrat. - Für die die E-Gewerbesteuerakte wurden Schnittstellen zur dezentralen Scanstelle des Kassen- und Steueramtes sowie zur SAP-Finanzbuchhaltung erstellt. - Inzwischen nutzen 208 Mitarbeitende das System, in dem aktuell über 61.000 Akten mit ca. 500.000 Vorgängen geführt werden. - Vor einem stadtweiten Rollout der elektronischen Aktenführung mit der "Fabasoft eGov-Suite" muss eine klare organisatorische Zuständigkeit für das Thema Schriftgutverwaltung und Schriftgutdigitalisierung sowie für das E-Akte Kompetenzteam geschaffen werden. Hierzu befindet sich eine Entscheidungsvorlage in Abstimmung. - Ein Einführungskonzept für den stadtweiten Rollout der E-Akte wurde, basierend auf den im Pilotierungsprojekt gesammelten Erfahrungen, entwickelt. Dieses soll, sobald die erforderliche Verortung der Zuständigkeiten und die personelle Besetzung der u.a. im Stellenplan 2020/2021 bereitgestellten Stellen erfolgt sind, in einem Folgeprojekt mit interessierten Ämtern erprobt werden. Hier soll auch eine Strategie für den flächendeckenden Rollout entwickelt werden, ebenfalls werden hier die ämterspezifischen Grundschulungen erprobt. - Es wurde ein Schulungskonzept mit Schulungen, Schulungsinhalten und Schulungsunterlagen, u.a. zum Thema "Records Management", erstellt. Auch wurde ein Schulungsmodul für Auszubildende entwickelt und in die zentrale Ausbildung integriert. - Als nächste Schritte werden der Aussonderungsprozess mit dem Institut für Stadtgeschichte, die ämterübergreifende E-Vorgangsbearbeitung, die Anbindung der Magistratspost im Hauptamt und Stadtmarketing und die Prüfung auf die Umstellung der neuen Version der Fabasoft eGov-Suite umgesetzt bzw. erfolgen. Relaunch frankfurt.de - Der Relaunch des neuen frankfurt.de-Webauftritts (Basisstufe) wurde mit der Aufnahme des Echtbetriebs am 18.02.2020 vollzogen. Der neue Webauftritt stellt grundlegende Funktionen für die städtische Kommunikation zur Verfügung. Vorhandene E-Government-Dienste wurden über themengeleitete Zugänge und eine verbesserte Suchfunktion leichter auffindbar gemacht und sind per Link bzw. Teaser nun besser erreichbar. Die neue technische Plattform bietet die Möglichkeit, bestehende und künftige Dienste im Rahmen der geplanten Ausbaustufen schrittweise zu integrieren. IT-Steuerung - Der IT-Strategierat, der im Februar 2017 den Arbeitskreis Informations- und Kommunikationstechnik ablöste, tagt weiterhin im zweimonatlichen Rhythmus. Insgesamt elf Arbeitsgruppen wurden seither angeregt, wobei acht Arbeitsgruppen bereits abgeschlossen werden konnten. Beispielhaft seien hier die Arbeitsgruppe "Mobiles Arbeiten", die viele Grundlagen für eine kürzlich abgeschlossene Dienstvereinbarung zu mobilem Arbeiten und alternierender Telearbeit geliefert hat, sowie die Arbeitsgruppe MySites, die sich zum Ziel setzte, eine übergreifende Kollaborationsmöglichkeit zur Verfügung zu stellen, genannt. Weiterhin sehr erfolgreich sind die zweimal im Jahr stattfindenden Informationsveranstaltungen für die IT-Verantwortlichen und die Verwaltungsleitungen der Stadtverwaltung und der städtischen Gesellschaften, zu denen der IT-Strategierat einlädt. Die Zusammenarbeit und die Beteiligung der in den Ämtern und Betrieben für IT-Maßnahmen Verantwortlichen wurde weiter ausgebaut und intensiviert. Des Weiteren wurde durch den Magistrat die Weiterentwicklung des bisherigen Projektstellungnahmeverfahrens zum IT-Maßnahmenverfahren beschlossen.