Digitale Daseinsvorsorge Nachhaltig Neu Denken - Meta-Antrag: Frankfurts Digitalisierungsstrategie 2.0 entwickeln

S A C H S T A N D : Bericht des Magistrats vom 06.12.2024, B 460 Betreff: Digitale Daseinsvorsorge Nachhaltig Neu Denken - Meta-Antrag: Frankfurts Digitalisierungsstrategie 2.0 entwickeln Vorgang: Beschl. d. Stv.-V. vom 15.12.2022, § 2625 - NR 523/22 GRÜNE/SPD/FDP/Volt - Der Magistrat ist sich seit längerer Zeit im Klaren darüber, dass eine Digitalisierungsstrategie notwendig ist, um die Digitalisierung stadtübergreifend, zielgerichtet und effizient voranzutreiben. Im Oktober 2022 hat die Stabsstelle Digitalisierung die KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) zur Durchführung einer Vorstudie beauftragt (s. Anhänge). Insbesondere durch extern begleitete Workshops zur Digitalisierung unter Beteiligung des Magistrats sowie der im Rahmen der Vorstudie geführten Gespräche, wurde die Ausrichtung der "Integrierten Digitalisierungsstrategie" in eine "Rahmenstrategie Digitalisierung" neu definiert. War anfangs eine "Integrierte Digitalisierungsstrategie" geplant, wurde daraus ein umfassenderer Ansatz, der bestehende Strategien besser integrieren kann und Schwerpunkte auch in organisatorischen Aspekten aufweist. Die notwendigen Fachstrategien sind zwar miterfasst, aber noch nicht alle existenten Digitalisierungs-Strategiepapiere in einem einzigen Dokument vereint. Die Rahmenstrategie Digitalisierung zuzüglich mehrerer Anlagen für die Stadt Frankfurt wurde in einem partizipativen Prozess in 2023 erarbeitet (s. Anhänge). • Anlage 1: Programmplanung • Anlage 2: Rollen und Prozesse • Anlage 3: Vereinbarungen und Regelungen • Anlage 4: Glossar Von elementarer Bedeutung ist dabei die Programmplanung (Anlage 1). Sie bildet die Grundlage für eine nachhaltige Umsetzung der Strategie in einzelnen Digitalisierungsprogrammen. Für die Programme sind entsprechende Ressourcen zu kalkulieren und direkt in der künftigen Programmplanung zu beschreiben. Die Programmplanung ist im Anschluss an die Beschlussfassung über die Strategie sowie die organisatorischen Maßnahmen zu beginnen, um mit geringstmöglicher Verzögerung in die inhaltliche Planung einzusteigen und damit den Strategieprozess inhaltlich für die kommenden Jahre zu unterfüttern. In der Programmplanung werden sodann die Handlungsfelder des Antrages NR 523/2022 aufgegriffen. Weder die für den Prozess eingesetzte Strategiegruppe noch die extern beratende KGSt könnten die Fachlichkeit der verschiedenen Bereiche vertreten. Deshalb wurde ausschließlich das Gerüst für eine Programmplanung mit der Anlage geschaffen. Es wird dann Aufgabe aller Dezernate und der zugeordneten Organisationseinheiten sein, die Anforderungen der Rahmenstrategie Digitalisierung sowie des Antrags NR 523/2022 umzusetzen. Der Magistrat beabsichtigt deshalb, die inhaltliche Programmplanung zu einem Gesamtkonzept für die Digitalisierung der Stadt Frankfurt zusammenzuführen und weiterzuentwickeln. Eine Zusammenführung von Berichtspflichten, so wie im Antrag NR 523/2022 aufgegriffen, wird sukzessive im Rahmen der schrittweisen Zusammenführung beziehungsweise Anpassung der vorhandenen Teilstrategien an die "Rahmenstrategie Digitalisierung" in den nächsten Jahren erfolgen, sodass auch diese Zielsetzung berücksichtigt wird. Im Folgenden wird zu verschiedenen, im Antrag genannten Teilstrategien berichtet: E-GOVERNMENT Handlungsschwerpunkte der letzten Jahre waren die Behördenrufnummer 115, die Offene- Daten-Plattform, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und außerdem sichere Kommunikationswege. Hinsichtlich der Behördenrufnummer 115 erfolgt die Steuerung durch den Bund. Hier erfolgte zum einen eine Fortschreibung der mit anderen Kommunen und Kreisen bestehenden Kooperationsverträge sowie ein Ausbau der Leistungsfähigkeit durch Einsatz eines Chatbots. Das Angebot der Offenen-Daten-Plattform wurde kontinuierlich aktualisiert und ergänzt. Unter anderem aus vergaberechtlichen Gründen muss die Plattform erneuert werden. Aktuell erfolgt die Klärung, auf welcher technischen Plattform die Offenen Daten künftig bereitgestellt werden. War die Bereitstellung Offener Daten anfangs nicht gesetzlich reguliert, ergibt sich inzwischen aus dem EU-Recht eine Verpflichtung zur Bereitstellung von "High Value Datasets"; dies sind vor allem Statistik-, Geo- und Mobilitätsdaten. In den vergangenen Jahren erfolgte sukzessive die weitere Umsetzung der Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das dazu verpflichtet, alle Leistungen auch online anzubieten. Fortlaufend werden immer mehr Leistungen online angeboten. Das kürzlich verabschiedete Änderungsgesetz (OZGÄndG) hebt diese Verpflichtung nicht auf, auch wenn in der Praxis inzwischen faktische, rechtliche und wirtschaftliche "Unmöglichkeiten" als Gründe für eine Depriorisierung akzeptiert werden. Im Gegenteil: Mit der Schaffung eines einheitlichen BundID-Nutzerkontos und des Pendants "Mein Organisationskonto" für juristische Personen sowie mit der Schaffung eines "Zentralen Bürgerpostfachs" für natürliche Personen und Postfächer für juristische Personen werden die Voraussetzungen für eine rechtssichere Antragstellung und Bescheidung geschaffen. Die Infrastruktur ersetzt dabei künftig bestehende Schriftformerfordernisse. Initiativen wie die "Registermodernisierung" und die Einführung einer digitalen Brieftasche (EUDI-Wallet) sollen künftig die Antragstellung deutlich vereinfachen, wenn hierfür Nachweise mehrerer Behörden sowie privater Dritter wie z.B. Krankenkassen benötigt werden. Der Magistrat koordiniert dabei seine Aktivitäten mit der OZG-Koordinierungsstelle des Landes Hessen. Zur Beschleunigung der Digitalisierung von Anträgen wurde mit der Software "Paperless" erfolgreich ein Werkzeug eingeführt, das es den Ämtern ermöglicht, Anträge selbst umzusetzen - sowohl im Außenverhältnis als auch für interne Stützprozesse, die vom OZG nicht adressiert werden. Sichere Kommunikationswege spielen künftig eine bedeutende Rolle, weil ihre Nutzung den Ersatz bestehender Schriftformerfordernisse ermöglicht. Während aktuell De-Mail faktisch das Lebensende erreicht, hat zunächst das ursprünglich nur für den Elektronischen Rechtsverkehr gedachte "Besondere Behördenpostfach" erheblich an Bedeutung gewonnen. Inzwischen verfügen mehrere städtische Ämter über ein solches Postfach und können z.B. auch von Anwälten oder Notaren kontaktiert werden. Weitere Kreise werden über das "Mein Justizpostfach" erschlossen, über das die Stadtverwaltung ebenfalls zu erreichen ist. Die sogenannte BundID, die zur DeutschlandID weiterentwickelt werden soll, dient der Kommunikation mit Behörden, allerdings ist aktuell das Postfach nur für den Rückkanal geöffnet (Bescheidübermittlung), während keine frei formulierten Nachrichten an die Behörden übermittelt werden können. Eine Konsolidierung der derzeit vielfältigen Zugangs- und Authentifizierungswege ist angekündigt. Ein notwendiger Basisdienst für E-Government ist die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen. Hier wird der Einsatz der Fabasoft eGov-Suite bei den städtischen Ämtern weiter vorangetrieben. Unabhängig davon finden sich mehrere an konkrete Fachverfahren gebundene Dokumentenmanagementsysteme unvermeidlich im Einsatz. Das Angebot an Online-Diensten wird kontinuierlich ausgebaut. Sowohl mit der ekom21 als auch mit den hessischen Kommunen findet hierzu ein regelmäßiger Austausch im Rahmen des im Einsatz befindlichen Antrags- und Fallmanagements civento statt. Für eine standardisierte, effiziente und schnelle digitale Transformation der Prozesse und Arbeitsweisen innerhalb der Stadt Frankfurt am Main wurden für die Umsetzungsprojekte sowohl im Antrags- und Fallmanagement als auch in der eAkte entsprechende Blaupausen (Vorgehen und Planung) auf Basis des Projektleitfadens entwickelt und erfolgreich eingesetzt. Diese standardisierte Vorgehensweise, unterstützt durch kompetente Projektmanager:innen der zuständigen Fachteams, gewährleistet eine erfolgreiche Projektumsetzung. Zur Unterstützung der Ämter und Eigenbetriebe werden alle notwendigen Informationen sowohl für die Umsetzungsprojekte (inkl. notwendiger Vorbereitungsmaßnahmen) als auch für die spätere Nutzung über standardisierte Sharepoints zur Verfügung gestellt. Ergänzend wurden in beiden Bereichen regelmäßige Anwendertreffen als Plattform für den Erfahrungsaustausch etabliert, um die systematische, stadtweite Einführung bzw. Weiterentwicklung zu forcieren und die Zielgruppe der Mitarbeitenden einzubeziehen. Für Projekte außerhalb der beiden Fachteams, insbesondere für das Projektmanagement von Umsetzungsprojekten der Verwaltungsdigitalisierung, wurde die Unterstützung durch das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik durch die Ämter und Eigenbetriebe angefragt, kann aber aufgrund fehlender personeller Ressourcen nicht geleistet werden. Die Einführung eines zentralen Pools kompetenter Projektmanager:innen sowie standardisierter Vorgehensweisen würde eine einheitliche, schnelle und wirtschaftliche Umsetzung von Projekten zur Verwaltungsdigitalisierung sicherstellen und gleichzeitig eine Standardisierung der notwendigen IT-Services gewährleisten. Mit Frankfurt fragt mich (ffm.de) steht bereits eine zentrale, sichere, zuverlässige und kostengünstige Beteiligungsplattform für die Durchführung von Dialog- und Beteiligungsprojekten zur Verfügung. Diese wird kontinuierlich und bedarfsgerecht weiterentwickelt. GESAMTSTÄDTISCHE IT-STRATEGIE Das im Auftrag des Magistrats initiierte Pilotprojekt zur gesamtstädtischen IT-Strategie - Umsetzung der Handlungsempfehlungen mit dem Amt 25 (Amt für Bau und Immobilien) wurde Anfang 2024 erfolgreich abgeschlossen. Es hat eindrucksvoll bewiesen, dass eine stärkere Zentralisierung der städtischen IT nicht nur möglich, sondern auch von großem Nutzen für die Stadtverwaltung ist. Das Projekt dient als bewährte Blaupause für weitere Zentralisierungsvorhaben. So konnten durch die Konsolidierung und Nutzung zentraler Dienste sowie die standardisierte Bereitstellung von IT-Arbeitsplätzen unter anderem die Wartungskosten und der Energieverbrauch gesenkt und gleichzeitig die Verfügbarkeit von Daten und Diensten deutlich verbessert werden. Das angewandte "Demand-Supply-Modell" hat sich als praxistauglich erwiesen und bietet eine solide Grundlage, um die Zentralisierung der städtischen IT-Organisation erfolgreich weiter voranzutreiben. Durch die kontinuierliche Verlagerung dezentral betriebener Server- und Speicherinfrastruktur in das zentrale Rechenzentrum des Amtes 16, konnte innerhalb des Berichtszeitraums im Bereich der Konsolidierung und Zentralisierung solcher Systeme ein Gesamt-Migrationstand von ca. 71% erreicht werden. Zur besseren Planung der erforderlichen Ressourcen ist in Q1/2024 über eine standardisierte Abfrage eine "Ist-Aufnahme" bei den Ämtern und Betrieben durchgeführt worden. Nach Auswertung der Rückläufer wurde ein möglicher Migrationsplan erstellt, der eine Verlagerung der weiterhin durch die Ämter und Betriebe dezentral betriebenen IT-Infrastruktur in das zentrale Rechenzentrum und hierüber bereitgestellte Services in mehreren Phasen vorsieht. Bei den Konten der Benutzerinnen und Benutzer in den zentralen Verzeichnisdienst (Active Directory) wurde ein Migrationsstand von 91% erreicht. Bei den verbleibenden 9% der zu migrierenden Konten handelt es sich um technisch erforderliche Konten in den noch bestehenden dezentral betriebenen Domänen der Ämter und Betriebe. Diese werden sich durch die fortschreitende Überführung aus den Domänen der Ämter und Betriebe in die zentrale City-Domäne weiterhin kontinuierlich reduzieren. Die Überführung der Client-Systeme konnte inzwischen zu ca. 33% abgeschlossen werden. Durch die erforderliche Aktualisierung der Betriebssysteme auf Windows 11 wird ein wesentlicher Zuwachs erwartet, da für den Rollout die zentral bereitgestellte Softwareverteilung des Amtes 16 zu nutzen ist und die Systeme somit automatisch in die zentrale City-Domäne verlagert werden. Im Bereich der Server- und Speicherinfrastruktur wurde im Berichtszeitraum ein Migrationsstand von ca. 55% erreicht. Derzeit befinden sich Amt 37 - Branddirektion, Amt 66 - Amt für Straßenbau und Erschließung, Amt 79 - Umweltamt sowie die Eigenbetriebe EB 43 - VHS (Volkshochschule) und EB 57 - KJFH (Kommunale Kinder-, Jugend- und Familienhilfe) weiterhin in Migration, deren Abschluss noch im Jahr 2024 angestrebt wird. Parallel zu den laufenden Migrationen wurde mit dem Amt 51 - Jugend- und Sozialamt ein gemeinsames Projekt zur Verlagerung der dort betriebenen IT- Infrastruktur in das zentrale Rechenzentrum des Amtes 16 begonnen. Hierbei sind 80 Server mit einem Datenvolumen von rund 6 Terabyte und ca. 70 Datenbanken zu betrachten. Durch die Nutzung der zentralen Services des Amtes 16 sollen diese konsolidiert werden, so dass hierdurch effektiv nur ca. 30 Server verbleiben. Darüber hinaus wurde mit dem Amt 62 - Stadtplanungsamt - die Übernahme des Referats 30.4 - Planen vereinbart. Das Referat des Rechtsamts wird derzeit noch von der IT Amt 62 betreut und wird als weitere Organisationseinheit in den Betreuungsbereich des Amtes 16 überführt. Gleiches gilt für das Amt 60B - Denkmalamt. Hier soll in Q1/2025 mit den gemeinsamen Planungen einer Übernahme in die Zuständigkeit des Amtes 16 begonnen werden. Im Bereich der Applikationen bzw. zentralen Services wurden die Gespräche mit dem Amt 11 zur Planung einer Überführung und Konsolidierung der dort verbliebenen SharePoint-Server in die zentrale SharePoint-Infrastruktur wiederaufgenommen. SMART CITY Mit der Beschlussfassung über die Smart-City-Strategie wurden fünf zusätzliche Stellen bereitgestellt, die erst Mitte 2022 vollständig besetzt werden konnten. Die Umsetzung von Projekten konnte daher erst zu diesem Zeitpunkt begonnen werden. Bereits umgesetzt ist die Basisarchitektur einer Urbanen Datenplattform (UDP). Die Urbane Datenplattform ist Voraussetzung für das Speichern von Sensordaten und die Visualisierung der Ergebnisse. Aktuell können die Bürgerinnen und Bürger über die Plattform komfortabel die nächste E-Ladesäule mit detaillierten Informationen zu Anschlusstyp und Belegstatus sowie Informationen zur Luftqualität und den entsprechenden Verhaltensempfehlungen des Umweltbundesamtes finden, das typische Verkehrsaufkommen eines Wochentags in Frankfurt einsehen und Ideen für weitere Anwendungsfälle für die UDP einreichen. Ein weiterer Use Case zur Anzeige des aktuellen Passantenaufkommens in acht Frankfurter Einkaufsstraßen ist online gegangen. Während der EM 2024 wurden Besucherströme gemessen und visualisiert. Die UDP soll kontinuierlich ausgebaut und fortentwickelt werden. Weiter befinden sich aktuell drei umfangreiche Projekte in Umsetzung, für die die Stadt Frankfurt im März 2023 einen Förderbescheid des Landes Hessen in Höhe von über 1,8 Millionen Euro erhalten hat. Dabei handelt es sich um folgende Projekte, die gemeinsam mit den verschiedenen Fachämtern (Stadtentwässerung, Umweltamt, Grünflächenamt, Amt für Straßenbau und Erschließung und Stadtbücherei) umgesetzt werden: - Smartes Wassermanagement - Straßen für alle - Open Library Beim Smarten Wassermanagement sollen in vier Teilprojekten verschiedene Sensoren mit dem Ziel verbaut werden, die Informationsgrundlagen für die Fachämter zu verbessern, die Wasserqualität zu erhöhen und Ressourcen zu schonen. Im Projekt "Straßen für alle" soll der Straßenzustand durch entsprechende Befahrungen und den Einsatz einer innovativen Straßenerhaltungssoftware automatisiert erfasst und ausgewertet werden, um Sanierungsbedarfe frühzeitig erkennen und kostenintensive Folgeschäden vermeiden zu können. In der Open Library sollen die Menschen mithilfe ihres Büchereiausweises als digitalen Schlüssel auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten Zugang zu ihrer Bibliothek erhalten und diese flexibel nutzen können. Darüber hinaus werden regelmäßige Veranstaltungsformate durchgeführt, die der Vernetzung aller relevanten Stakeholder sowie der Information der interessierten Öffentlichkeit dienen. Hierzu zählen insbesondere das jährlich stattfindende Smart City Forum, die ein- bis zweimal jährlich stattfindenden Round Tables sowie die regelmäßige Teilnahme am bundesweiten Digitaltag. GREEN IT FÜR DIE STADTVERWALTUNG Die Stadt Frankfurt am Main ist bestrebt, bis zum Jahr 2030 klimaneutral zu sein. Das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik betreibt u.a. zwei Rechenzentren für die Stadtverwaltung und trägt zur Erreichung der städtischen Klimaziele hierzu bei, indem wir insbesondere bei zukünftigen Entscheidungsprozessen die Auswirkungen auf das Klima berücksichtigen und die Minimierung unserer CO2-Emissionen vorantreiben. Dafür hat das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik an dem vom Klimareferat initiierten Ökoprofit-Projekt teilgenommen und dieses im Frühjahr 2024 erfolgreich abgeschlossen. Im Rahmen des Projekts wurden geeignete Maßnahmen zur Steigerung der Ressourceneffizienz und Reduktion von Umweltbelastungen identifiziert und implementiert. Besonders hervorzuheben ist die jährliche Energieeinsparung von etwa 250.000 kWh, die durch die Verringerung der Kühlleistung im Rechenzentrum erreicht wurde. Zudem wurde mit der Umrüstung der gesamten Beleuchtungsanlage der Liegenschaft Zanderstraße 7 auf LED-Technik begonnen und ein Großteil dieser Maßnahme ist bereits abgeschlossen. Diese Maßnahmen leisten bereits einen wesentlichen Beitrag zur Reduzierung der Umweltbelastung und zur Förderung nachhaltiger Entwicklungen. Sie unterstützten somit die Ziele des Klimaschutzes und der "Green IT" in der Stadtverwaltung. GLASFASERAUSBAU UND WLAN Die stadteigene Glasfaserinfrastruktur wird fortlaufend erweitert und versorgt mittlerweile einen Großteil der städtischen Dienstgebäude, Schulen, Kultur- und Kindertageseinrichtungen. Die sich durch den Ausbau zwangsläufig ergebenden Überkapazitäten werden durch das Amt für Informations- u. Kommunikationstechnik an privatwirtschaftliche Telekommunikationsunternehmen vermietet und unterstützen somit mittelbar den Breitbandausbau im Frankfurter Stadtgebiet. Mit dem kürzlich erfolgten Beitritt zur Gigabit-Region Frankfurt/Rhein-Main ist es das erklärte Ziel, den erforderlichen Ausbau schnellen Internets in Frankfurt am Main zügig, strukturiert und zielführend voranzubringen. Nur auf diesem Weg wird der Standort den Anforderungen an zeitgemäße und wirtschaftlich erforderliche Datenübertragungsraten gerecht. Diese Aufgabe hat höchste Priorität, weil die damit einhergehenden, steuernden und koordinierenden Tätigkeiten, die bis dato auf Seiten der Stadt Frankfurt am Main noch nicht wahrgenommen wurden, umgehend bearbeitet werden müssen. Zu den Aufgaben der neu geschaffenen "Stabsstelle Gigabit Performance-Center", die sich stadtweit innerhalb und außerhalb der Verwaltung auswirken, gehören u.a. die Ermittlung des vorhandenen und Ableitung des absehbaren Breitbandbedarfs in den Ausbaugebieten, Clustering und Priorisierung der Ausbaugebiete, Entwicklung eines detaillierten Projektplans, Projektleitung, Aufbau eines Monitoring- und eines Qualitätssicherungssystems, sowie Öffentlichkeitsarbeit. Darüber hinaus wurde im Frühjahr 2024 ein kostenfreies, öffentlich zugängliches WLAN im Innenstadtbereich (Haupt- u. Konstablerwache, Römerberg) bereitgestellt. Eine entsprechende Versorgung des Paulsplatzes befindet sich in der Umsetzung. Im März 2023 konnte das Projekt "Flächendeckendes WLAN für die Frankfurter Schulen" erfolgreich beendet werden. Schulneubauten werden künftig standardmäßig mit einer entsprechenden Infrastruktur ausgestattet. Darüber hinaus wurden erhebliche Investitionen in mobile Endgeräte und Präsentationstechnik aus Mitteln des Digitalpaktes durch das Stadtschulamt getätigt. Anlage 1_Eckpunkte_z_Programmplanung (ca. 298 KB) Anlage 2_Rollen_u_Prozesse (ca. 319 KB) Anlage 3_Vereinbarungen_u_Regelungen (ca. 377 KB) Anlage 4_Glossar (ca. 162 KB) Vertraulichkeit: Nein dazugehörende Vorlage: Antrag vom 08.11.2022, NR 523 Zuständige Ausschüsse: Ausschuss für Personal, Sicherheit und Digitalisierung Ausschuss für Mobilität und Smart-City Versandpaket: 11.12.2024 Beratungsergebnisse: 32. Sitzung des Ausschusses für Mobilität und Smart-City am 20.01.2025, TO I, TOP 27 Beschluss: nicht auf TO Die Vorlage B 460 dient zur Kenntnis. (Ermächtigung gemäß § 12 GOS) Abstimmung: GRÜNE, CDU, SPD, FDP, Volt, FRAKTION und BFF-BIG gegen Linke und ÖkoLinX-ELF (= Zurückweisung) Sonstige Voten/Protokollerklärung: AfD (= Kenntnis) 32. Sitzung des Ausschusses für Personal, Sicherheit und Digitalisierung am 27.01.2025, TO I, TOP 22 Beschluss: nicht auf TO Die Vorlage B 460 dient zur Kenntnis. (Ermächtigung gemäß § 12 GOS) Abstimmung: GRÜNE, CDU, SPD, FDP, AfD, Volt, FRAKTION und BFF-BIG gegen Linke (= Zurückweisung) Sonstige Voten/Protokollerklärung: ÖkoLinX-ELF (= Zurückweisung) Beschlussausfertigung(en): § 5624, 32. Sitzung des Ausschusses für Personal, Sicherheit und Digitalisierung vom 27.01.2025 Aktenzeichen: 61-0