Controlling des Personalwachstums

Bericht des Magistrats vom 21.03.2022, B 127

Betreff: Controlling des Personalwachstums Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 01.06.2017, § 1429 - E 62/06 CDU/SPD/GRÜNE, E 86/17 CDU/SPD/GRÜNE, l. B 64/20 - Der Stellenplan 2020 weist 156,5 Stellenneuschaffungen aus. Ferner wurden 13 Stellen vom Eigenbetrieb Städtische Kliniken Frankfurt am Main - Höchst in die Gemeindeverwaltung (durch den Wechsel von Mitarbeiter:innen) verlagert, sodass der Stellenplan in der Bilanz eine Erhöhung um 169,5 Stellen ausweist. Durch die Dezernate angemeldet waren rd. 884 Stellen. Genehmigt wurden davon 412 Stellen, wovon 157 bereits in 2020 realisiert wurden. Schwerpunkte wurden dabei vor allem im Bereich der Digitalisierung und bei der Ablösung von Stellen aus der Stellenreserve gesetzt. Dies vorangestellt, wird zu den gewünschten Eckpunkten wie folgt berichtet: Personalwirtschaftliche Eckdaten Stellen- und Beschäftigtenzahlen Die Entwicklung von Stellenbestand und Beschäftigtenzahlen in der Gemeindeverwaltung stellt sich für den Zeitraum von 2016 - 2020 in absoluten Zahlen wie folgt dar: Jahr Stellenplan (Soll) Besetzte Stellen (Ist) Besetzungs- grad Beschäftigte absolut 2016 9.063 8.113 89,5% 10.158 2017 9.639 8.128 84,3% 10.314 2018 9.644 8.367 86,8% 10.515 2019 9.855 8.576 87,0% 10.714 2020 10.025 8.689 86,7% 10.967 Steigerung absolut 961 576 809 Steigerung in % 10,61% 7,10% 7,96% Demografische Entwicklung Entwicklung des Durchschnittsalters der Beschäftigten in der Gemeindeverwaltung (jeweils zum Stand: 31.12.) zeigt im Berichtszeitraum eine geringfügige Verminderung: Beschäftigte Durchschnittsalter Jahr Beamt:innen Arbeitnehmer:innen gesamt 2016 44,62 44,59 44,60 2017 44,60 44,67 44,65 2018 44,39 44,51 44,47 2019 44,22 44,29 44,27 2020 43,76 44,21 44,08 Steigerung absolut -0,86 -0,38 -0,52 Steigerung in % -1,93% -0,85% -1,17% Die Altersstruktur der Beschäftigten in der Gemeindeverwaltung stellt sich zum Stand: 31.12.2020 wie folgt dar: Beim Durchschnittsalter der Beschäftigten ist im Betrachtungszeitraum ein leichter Rückgang festzustellen. Das derzeitige Durchschnittsalter ist mit 44,08 Jahren zwar verhältnismäßig hoch, liegt aber im Bereich des Durchschnittsalters der Beschäftigten im öffentlichen Dienst, das 2018 bei 44,47 Jahren lag. Darüber hinaus sind rund 25 % der Beschäftigten über 55 Jahre alt und werden voraussichtlich in den nächsten 10 Jahren ausscheiden. Entwicklung der Krankheitstage Im Vergleich der letzten fünf Jahre (2016 - 2020) weist die Entwicklung des Krankenstandes der Bediensteten der Stadtverwaltung durchschnittliche Fehlzeiten von ca. 24,8 bis 29,0 Kalendertagen auf. Sie liegt damit regelmäßig unter der vom Deutschen Städtetag für die Mitgliedsstädte mit mehr als 500.000 Einwohner:innen erhobenen Krankenquote. Für die Interpretation der Kennzahlen ist anzumerken, dass neben der Corona-Pandemie auch Anpassungen der Auswertungskriterien bzw. der Datengrundlage zu einer Steigerung der Krankenquote von 0,6 Prozentpunkten im Jahr 2020 geführt haben. Die weitere Entwicklung wird genauestens verfolgt, bleibt aber abzuwarten. Jahr Durchschnittliche Krankheitstage (Kalendertage) je Mitarbeiter:in Quote in % (gerundet) (Vergleichs-)Quote in % Mitgliedstädte des Dt. Städtetages (Städte der Größenklasse > 500.000 Einwohner) 2016 2017 2018 2019 2020 25,8 24,8 25,9 26,7 29,0 7,0 6,8 7,1 7,3 7,9 7,1 7,0 8,3 7,8 Noch nicht veröffentlicht Personalgewinnung Entwicklung der Ausbildungs- und Studienplätze Die Stadt Frankfurt am Main und die Verwaltung stehen vor herausfordernden Aufgaben, wie z. B. Wohnraum, Kindertagestätten und Schulen zu schaffen, die Sicherheit zu gewährleisten sowie ein gut funktionierendes soziales Netz einschließlich der Integration geflüchteter Menschen sicherzustellen. Zu all diesen Aufgaben und für eine funktionierende Stadtgesellschaft leistet die Stadtverwaltung einen wichtigen Beitrag. Die Bedarfsmeldungen für die zentral finanzierten und ausgebildeten Berufe sind gegenüber dem Vorjahr (211) auf 240 Ausbildungs-/Studienplätze angestiegen. Nachdem bereits die Ausbildungsquoten in den letzten vier Jahren deutlich erhöht wurden, ist für das Einstellungsjahr 2021 vor dem Hintergrund der finanziellen Verantwortung für die nächsten Jahre und der angespannten Haushaltslage ein gleichbleibendes Niveau zu dem Jahr 2020 unumgänglich. So wurde die Einstellungsquote für das Einstellungsjahr 2021 auf insgesamt 210 Nachwuchskräfte in den zentral finanzierten Berufsbildern beschränkt. 2019 lag die Quote in diesem Bereich bei 186 Nachwuchskräften. Insgesamt ist die Zahl der vorgesehenen Einstellungen von Nachwuchskräften auf 387 gestiegen (2019 = 321). Auch in der sich verschärfenden wirtschaftlichen Lage kommt die Stadt Frankfurt am Main hiermit ihrer arbeitsmarkt- und sozialpolitischen Verantwortung als eine der größten Arbeitgeber:innen der Rhein-Main-Region nach und stellt Nachwuchskräfte in 27 verschiedenen Berufsbildern ein. Neben der zahlenmäßigen Erhöhung der Auszubildenden und Studierenden ist es zwingend erforderlich, finanzielle Spielräume im Bereich der Ausbildung zu schaffen, um den Ansprüchen an eine moderne und in die Zukunft gerichtete Ausbildung gerecht zu werden. Hier sind beispielhaft die Themen E-Learning, technische Ausstattung mit Laptops und Tablets und zeitgemäße Kommunikationssoftwarelösungen zu nennen. Nur auf diesem Weg lassen sich unsere Nachwuchskräfte auf die digitale Transformation vorbereiten und nur auf diesem Weg kann die städtische Ausbildung mit anderen Ausbildungsstellen und -behörden Schritt halten. Auch Themen wie Auslandssemester, Austausche mit anderen deutschen Städten (zurzeit in Vorbereitung) oder lehrgangsbezogene Studienreisen werden seitens der Nachwuchskräfte immer stärker nachgefragt, können aktuell aber nicht umgesetzt werden. Entwicklung Stellenausschreibungen Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über die Anzahl der Stellenausschreibungen in den vergangenen Jahren: Gesamtanzahl der Stellenausschreibungen pro Jahr Jahr Anzahl der Stellen nur intern parallel intern und extern nur extern 2012 438 263 175 2013 461 284 177 2014 512 291 221 2015 467 216 251 2016 547 228 255 64 2017 810 285 450 75 2018 858 245 479 134 2019 735 176 466 93 2020 694 140 520 34 Flexible Arbeitsbedingungen Die Möglichkeiten des flexiblen Arbeitens sind im Personalmarkt ein wichtiges Auswahl- und Entscheidungskriterium bei der Personalgewinnung und Bindung der Mitarbeitenden. Die Stadt Frankfurt am Main richtet ihre Aktivitäten intensiv und nachhaltig darauf aus, attraktive Arbeitsbedingungen zu schaffen, um sich im Wettbewerb um Fachkräfte authentisch als attraktive und soziale Arbeitgeberin zu positionieren. Flexible Arbeitszeiten mit seit Jahren nahezu 3000 verschiedenen genutzten Arbeitszeitmodellen sowie das Angebot, individuelle Arbeitsformen (z. B. Telearbeit) wählen zu können, fördern dieses Ziel dabei in erheblichem Maß. Die Möglichkeiten des Arbeitens an flexiblen Orten werden stetig ausgebaut. Seit Januar 2020 ist mit der Dienstvereinbarung Nr. 235 über die bereits bestehende Form der alternierenden Telearbeit der Rahmen um das mobile Arbeiten erweitert worden. Bei der alternierenden Telearbeit wechseln Mitarbeitende den Arbeitsort zwischen ihrem Büroarbeitsplatz und dem fest eingerichtetem Arbeitsplatz zuhause an festgelegten Tagen. Bei der Arbeitsform des mobilen Arbeitens ist es Mitarbeitenden unter bestimmten Voraussetzungen möglich, partiell und situativ in Absprache mit ihrer Führungskraft Aufgaben an einem Arbeitsort ihrer Wahl zu erfüllen. Bis zum 31.12.2020 waren auf der Grundlage der neuen Dienstvereinbarung 965 Mitarbeitende in alternierender Telearbeit tätig, 689 Mitarbeitende nutzten aktiv das mobile Arbeiten. Personalentwicklung Um dem Anspruch der Stadt Frankfurt am Main als attraktive Arbeitgeberin Rechnung zu tragen, ist die Förderung von Mitarbeitenden generell und insbesondere von Leistungsträger:innen ein wichtiger Bestandteil der städtischen Personalentwicklung. Hier ist es von besonderer Bedeutung, auch weiterhin Entwicklungsmöglichkeiten für Beamt:innen im mittleren Dienst aufzeigen, die sich aufgrund persönlicher Qualifikation und Befähigung weiter entwickeln möchten und als förderungswürdig angesehen werden. Dies nicht zuletzt auch vor dem Hintergrund der vielfältigen Qualifizierungsmöglichkeiten für Mitarbeiter:innen im Beschäftigungsverhältnis. Auch die Ämter und Betriebe sehen hier einen besonderen Handlungsbedarf, der im Rahmen einer Verwaltungsleitungstagung in Richtung Amt 11 kommuniziert wurde. Prüfungsfreier Aufstieg § 36 Hessische Laufbahnverordnung (HLVO) regelt den Aufstieg vom mittleren in den gehobenen Dienst. Dabei wird die bisherige Systematik des grundsätzlich prüfungsgebundenen Aufstiegs mit Ausnahmemöglichkeit beibehalten. Der prüfungsfreie Aufstieg wird in § 36 Abs. 5 HLVO geregelt. Es handelt sich hierbei um eine Ausnahmevorschrift. Zur Sicherung dieses Regel-Ausnahme-Verhältnisses ist beim Aufstieg nach Abs. 5 ein strenger Maßstab anzulegen. Durch die Vorschrift wird Beamt:innen, die zwar über Berufserfahrung und hervorragende Beurteilungen verfügen, aber nicht die Ausbildung und Laufbahnprüfung für den gehobenen Dienst erfolgreich durchlaufen haben, die Möglichkeit zum Aufstieg eröffnet. Zur Umsetzung des Verfahrens für die Stadtverwaltung wurde ein Konzept für einen "Prüfungsfreien Aufstieg" für Beamt:innen entworfen und mit dem Gleichberechtigungsbüro und dem Gesamtpersonalrat abgestimmt. Dieses wurde 2018 zum ersten Mal umgesetzt. Dadurch wurde nach der Einstellung der Ausbildung im mittleren Dienst und den damit verbundenen Aufstiegsmöglichkeiten wieder eine Möglichkeit geschaffen, Beamt:innen die sich in dieser Laufbahn befinden eine Entwicklung in den gehobenen Dienst zu ermöglichen. Das Auswahlverfahren für den "Prüfungsfreien Aufstieg" konnte bereits dreimal durchgeführt werden. In 2018 und 2019 konnten jeweils sechs Beamt:innen zum Aufstieg zugelassen werden, in 2020 bestanden vier weitere das Auswahlverfahren erfolgreich. Die Ernennung in einem Amt des gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienstes erfolgte dann jeweils im Folgejahr. Förderung des Prozesses des digitalen Wandels Die Themen "Digitaler Wandel in der Stadtverwaltung" und "Kompetenzentwicklung für die digitale Transformation", die im Jahr 2018 im Rahmen des ersten stadtweiten Digitalisierungskongresses mit den Amts- und Betriebsleitungen, den Verwaltungsleitungen sowie Vertretungen der Gremien in verschiedenen Formaten intensiv diskutiert wurden, standen in den Jahren 2019 und 2020 für die Zentrale Personalentwicklung im Mittelpunkt. Im Sommer 2019 wurde eine Personalentwicklungs-Strategie zur digitalen Kompetenzentwicklung erarbeitet, die verschiedene Handlungsfelder mit dazugehörigen Maßnahmen, handelnden Akteuren und wichtigen Schnittstellen beschreibt. Die Strategie verfolgt das Ziel, die Kompetenzentwicklung für den digitalen Wandel in der Stadtverwaltung zielgruppenorientiert und passgenau zu gestalten und sie bildet einen Rahmen für Aktivitäten, die die Entwicklung von digitalem Mindset (Grundhaltung) und digitalem Skillset (Fähigkeiten) fördern. Der Kulturwandlungsprozess innerhalb der Stadtverwaltung, der mit der Digitalisierung einhergeht, soll damit unterstützt werden. Zu diesem Zweck hat sich die Zentrale Personalentwicklung mit der Definition der digitalen Kompetenz auseinandergesetzt und ein Kompetenzmodell entwickelt, das von einem ganzheitlichen Verständnis der digitalen Kompetenz ausgeht und dazugehörige Schlüsselkompetenzen beschreibt. Das Fortbildungsprogramm 2020-2022 mit dem Schwerpunktthema "Digitale Kompetenz" enthält zu diesem Thema sowohl eine Vielzahl neuer Fortbildungsangebote für Führungskräfte und Mitarbeitende als auch bereits bestehende, um digitale Kompetenz angereicherte, Angebote. Ein ergänzendes modular aufgebautes Angebot "Qualifizierung Digitalisierungsexpert:in", das sich an alle städtischen Mitarbeitenden richtet, startete im November 2020 mit einem virtuellen Kick-off mit ca. 200 Teilnehmenden. Weiterqualifizierungsprogramm von Tarifbeschäftigten für Tätigkeiten im gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst Zur Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeberin und Stärkung der Bindung der Mitarbeitenden an die Frankfurter Stadtverwaltung wurde im Rahmen einer Kooperation mit der Hochschule für Ökonomie und Management (FOM) der berufsbegleitende Bachelorstudiengang "Business Administration - Public Management" für Tarifbeschäftigte konzipiert. Beschäftigten ohne ein abgeschlossenes, einschlägiges Hochschulstudium wird die Möglichkeit eröffnet, sich über dieses berufsbegleitende Bachelorstudium für höherwertige Aufgaben im gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst zu qualifizieren. Die Stadt Frankfurt übernimmt die anfallenden Studiengebühren für die Regelstudienzeit von sieben Semestern. Zudem werden die Studierenden max. zwei Arbeitstage pro Woche unter Fortzahlung der Bezüge von der Arbeitsleistung in ihren Ämtern und Betrieben freigestellt. Im März 2020 starteten erstmalig 14 Beschäftige der Entgeltgruppen 5 bis 9a TVöD in das siebensemestrige Studium. Für das zweite Auswahlverfahren im Herbst 2020 wurden die Zulassungsvoraussetzungen um die Entgeltgruppen 9b bis 12 TVöD erweitert und insgesamt 19 Mitarbeitende für das Studium zugelassen. Traineeprogramm Zur Gewinnung von qualifiziertem Personal für zentrale Positionen oder Spitzenaufgaben des höheren Dienstes wurde erstmals im Jahr 2008 das Traineeprogramm als qualitativ hochwertige Maßnahme der Personalentwicklung durchgeführt. Im Rahmen des 15-monatigen Programms werden externe und interne Kräfte für die Übernahme von (Führungs-)Aufgaben des höheren Dienstes vorbereitet. Neben der Teilnahme an passgenauen Qualifikationen und Netzwerktreffen erhalten die Teilnehmenden durch begleitende Hospitationen Einblicke in verschiedene Arbeitsbereiche und Aufgabenstellungen mit entsprechenden Anforderungen. Das Traineeprogramm wurde nach 2008 und 2012 im Jahr 2019 zum dritten Mal gestartet. Da pandemiebedingt zunächst nicht alle geplanten Maßnahmen im vorgesehenen Zeitrahmen stattfinden konnten, wurde das Programm kostenneutral um drei Monate verlängert und fand am 30.10.2020 seinen erfolgreichen Abschluss. Fort- und Weiterbildung Ein wichtiger Baustein von Personalentwicklung ist die Bereitstellung von Fortbildungsangeboten zu Aufgaben und Fragestellungen der Verwaltung, die eine Vielzahl von Ämtern und Betrieben betreffen. Ein Großteil dieser Maßnahmen wird in einem zentralen Fortbildungsbudget abgebildet. Die beiden nachfolgenden Übersichten stellen dar, in welchem Umfang und zu welchen Themenbereichen die städtischen Beschäftigten von den zentralen Fortbildungsangeboten Gebrauch gemacht haben: Im Juni 2018 begannen bereits einzelne Ämter und Betriebe mit der Umstellung von PCs und Notebooks auf das Betriebssystem Windows 10 und Office 2016. Bis Ende 2018 wurden Umsteiger-Schulungen mit 846 Teilnehmenden durchgeführt; 2019 nahmen ca. 2.000 Personen an dieser Fortbildung teil. Dies bildet sich statistisch durch erhöhte Teilnehmendenzahlen im Themenbereich IT-Anwendungen und E-Government Dienste in den Jahren 2018 und 2019 ab. Ab dem 17.03.2020 wurde der zentrale Fortbildungsbetrieb aufgrund der Corona-Pandemie für drei Monate komplett eingestellt. In diesem Zeitraum wurden 160 bereits geplante Fortbildungen abgesagt. Mitte Juni wurde der Fortbildungsbetrieb unter Berücksichtigung der jeweils geltenden hessischen "Corona-Kontakt- und Betriebsbeschränkungsverordnung", der einschlägigen städtischen Regelungen sowie der "SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung" des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales mit einem jeweils situationsangepassten Hygienekonzept wieder aufgenommen. Insgesamt war im Jahr 2020 pandemiebedingt ein deutlicher Rückgang der Teilnehmendenzahl zu verzeichnen. Die dennoch vergleichsweise hohe Belastung der finanziellen und personellen Ressourcen in der zentralen Personalentwicklung ist wesentlich auf die notwendigen Hygienereglungen (Abstandsregelung, qm-Begrenzung) und die damit einhergehenden kleinen Präsenzgruppen zurückzuführen. Für die zentralen Fortbildungsangebote sind in den Jahren 2016 - 2020 folgende Kosten entstanden: 2016: 790.986,83 € 2017: 872.158,36 € 2018: 824.671,43 € 2019: 751.903,01 € 2020: 609.049,54 € Personalwirtschaftliche Maßnahmen Personalservice Mobilität (PSM) Veränderte Anforderungen an den Arbeitsmarkt - Sicherung der Zukunftsfähigkeit und Aufgabenerledigung der Verwaltung, Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiter:innen - erfordern immer wieder auch eine Gestaltung durch neue oder weiter entwickelte Instrumente, beispielsweise zur Vermittlung von Personal und Stellen, zu einem flexiblen oder zeitlich befristeten Personaleinsatz, zur Beratung bei beruflicher Neuorientierung sowie zur Qualifizierung und Personalentwicklung. Im Rahmen der Weiterentwicklung des internen Arbeitsmarktes hat sich neben anderen wichtigen Themenfeldern insbesondere die Notwendigkeit gezeigt, sinnvolle Einsatzmöglichkeiten für leistungsgewandelte Mitarbeiter:innen in neuen Aufgabenfeldern zu realisieren. Demgegenüber stehen die Bedarfe der Ämter und Betriebe nach qualifiziertem Personal bei kurzzeitigen Personalengpässen oder zusätzlichen Aufgaben, um flexibel auf anfallende Arbeitsspitzen oder Vertretungssituationen reagieren zu können. Hier gilt es, die Mitarbeiter:innen entsprechend für diese Aufgaben und Tätigkeiten zu qualifizieren und die Rahmenbedingungen für eine (zeitlich befristete) Unterstützung der Ämter und Betriebe zu schaffen. Die Einrichtung des Personalservice Mobilität (PSM) wird als wichtiger Beitrag zur Weiterentwicklung des internen Arbeitsmarktes angesehen. Die Einsatzmöglichkeit im PSM richtet sich vorrangig an leistungsgewandelte Mitarbeiter:innen, die auf der Grundlage eines amts- oder betriebsärztlichen Gutachtens nicht mehr in der Lage sind, ihren bisherigen Arbeitsplatz in der Stadtverwaltung wahrzunehmen. Durch den Einsatz im PSM werden zusätzliche Chancen zur Personalentwicklung und Qualifizierung ermöglicht. Die Qualifizierung erfolgt jeweils im Hinblick auf einen konkreten Einsatzbereich und wird individuell auf die Neigungen und Vorkenntnisse d. Mitarbeiter:in und die Erfordernisse des wahrzunehmenden Tätigkeitsgebietes abgestimmt. Sie erfolgt sowohl durch den Besuch von entsprechenden Fortbildungsveranstaltungen als auch im Praxiseinsatz bei den Ämtern und Betrieben, die sich als Kooperationspartner zur Verfügung stellen (training on the job). Aufgrund der Erwartungen aus den künftigen Einsatzbereichen wird von den Mitarbeiter:innen ein hohes Maß an Lernbereitschaft, Flexibilität und eine hohe Bereitschaft zur Übernahme der künftigen Aufgabe erwartet. Im Jahr 2017 wurde mit der Umsetzung des PSM begonnen. Im selben Jahr startete die Qualifikation von zwei Personen, die beide in 2018 dauerhaft einem anderen Einsatzbereich zugewiesen werden konnten. In 2019 wurde mit der Qualifikation von 3 Personen begonnen. Davon wurden zwei Mitarbeitende in 2020 dauerhaft einem anderen Einsatzbereich zugewiesen und eine weitere Mitarbeitende konnte nach erfolgreicher Qualifikation in 2021 in einem anderen Bereich eingesetzt werden. Bewerbungsonlineverfahren rexx Seit März 2019 finden externe Bewerber:innen die Stellenausschreibungen auf dem neuen Jobportal der Stadt Frankfurt am Main www.stadtfrankfurtjobs.de und interne Mitarbeiter:innen seit September 2019 auf dem Jobportal www.intern.stadtfrankfurtjobs.de. Die Anbindung aller Ämter und Betriebe der Stadtverwaltung erfolgt seither sukzessive. Die Pilotämter "Jugend- und Sozialamt" und "Branddirektion" wurden bereits geschult und haben im Oktober 2019 die ersten Stellen über das Bewerbungsonlineportal rexx veröffentlicht und Bewerbungen online entgegengenommen. Alle weiteren Ämter und Betriebe wurden ab November 2019 sukzessive im Rahmen einer KickOff-Veranstaltung über die Einführung von rexx informiert. Dabei wurde der Zeitpunkt der Anbindung besprochen und festgelegt. Die Schulungen der Sachbearbeiter:innen der Personalstellen wurden durch das Personal- und Organisationsamt - 11.62 - durchgeführt, ebenso der sich anschließende dauerhafte First-Level-Support. Die Bewerbungen gehen seitdem online in den angeschlossenen Ämtern und Betrieben ein. Die Bewerber:innen können ihr Bewerbungsschreiben, aber auch sämtliche Anlagen, wie Zeugnisse und Bescheinigungen in rexx hochladen und die Kolleg:innen in den Personalstellen bekommen alle Unterlagen in einer elektronischen Bewerbungsmappe angezeigt, auf die auch die Fachentscheider:innen und die am Auswahlverfahren beteiligte Gleichstellungsbeauftragte, die Personalvertretung oder Schwerbehindertenvertretung online zugreifen können. Die Zeiten, in denen Bewerbungen per E-Mail eingingen und für jedes Verfahren ausgedruckt wurden, gehören damit bald der Vergangenheit an. Die Einführung von rexx führt zur Digitalisierung aller Prozesse rund um die Bewerbung. Durch das Programm wird die Effektivität bei der Verarbeitung von Routinetätigkeiten erhöht und mittels digitaler Bewerbungsakten die Dauer der Bewerbungsverfahren verkürzt. Durch verschiedene automatisierte Prozesse wie z. B. die vom System verschickte Eingangsbestätigung oder die hinterlegten Formschreiben, wird ein einheitlicher Auftritt der Stadt Frankfurt am Main nach außen hin gewährleistet. Durch die Covid-19-Pandemie und den daraus resultierenden erschwerten Schulungsbedingungen hat sich die Anbindung der Ämter und Betriebe verzögert und wurde Mitte Mai 2021 abgeschlossen. Seit der Einführung des externen Jobportals wurden bereits über 2.300 Ausschreibungen in rexx erfasst und publiziert. Im Jahr 2020 haben über 15.800 Bewerber:innen die Möglichkeit der Onlinebewerbung genutzt. Identitätsbasierte Arbeitgeberpositionierung - Arbeitgebermarke U. a. vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung bei den städtischen Beschäftigten, aber auch der schwierigen Situation am Arbeitsmarkt bei der Gewinnung und Bindung von Beschäftigten, wurde die Entwicklung einer "Arbeitgebermarke" als zentrale gemeinsame Aufgabenstellung identifiziert. Die Arbeitgebermarke hat zum Ziel, die Stadt Frankfurt am Main extern als Arbeitgeberin mit allen Berufen und Berufsfeldern bekannter zu machen, von anderen Arbeitgebern zu differenzieren und Fachkräfte zu finden sowie intern die Identifikation mit ihr als Arbeitgeberin zu stärken sowie Beschäftigte langfristig zu binden. Aus Umfragen und Workshops mit Mitarbeitenden zur Arbeits- und Organisationskultur sowie Interviews mit Amts- und Betriebsleitungen wurden verschiedene Positionierungsthemen identifiziert. Basierend auf dem möglichen Differenzierungsgrad (von anderen Arbeitgebern) und der Identifikationsstärke nach innen, wurden die Positionierungsthemen strategisch bewertet und anschließend durch die Mitarbeitenden mittels schriftlicher Umfragen bestätigt. Insgesamt wurden drei zentrale Positionierungsthemen für die Arbeitgebermarke unter strategischen Gesichtspunkten festgelegt: • "Rückhalt, der stark macht", zur Stärkung der Identität und Kultur; • "Eine Aufgabe für Herz und Verstand", zur Differenzierung von anderen Arbeitgebern, • "Raus aus den Schubladen", als Vision und Zukunftstreiber. Hieraus wurde die finale Arbeitgeberpositionierung entwickelt, die sich zusammensetzt aus • der zentralen Positionierungsaussage, die eine Beschreibung und Zusammenfassung der drei Positionierungsthemen darstellt und somit die Stadt Frankfurt als Arbeitgeberin kurz und prägnant beschreibt;

• dem Hauptdifferenziator, der beschreibt, was die Stadt Frankfurt als Arbeitgeberin besonders oder sogar einzigartig macht und • den kulturellen Passungskriterien, die zeigen, welcher Typ Mensch zur Stadtverwaltung Frankfurt passt. Finale Arbeitgeberpositionierung der Stadt Frankfurt am Main Die Besonderheit ist, dass sich die Stadt Frankfurt am Main dazu entschieden hat, ihr Zukunftsthema (Vision) zu einem Bestandteil des Hauptdifferenziators zu machen. Mit "Raus aus den Schubladen" und "Eine Aufgabe für Herz und Verstand", hebt sich die Stadt Frankfurt mit ihrer sinnstiftenden Aufgabe der öffentlichen Daseinsvorsorge ab und differenziert sich gleichzeitig von anderen Arbeitgebern im öffentlichen Dienst durch eine mutige Einstellung und Veränderungswillen. Vor allem der Hauptdifferenziator ist Basis für das Kreativ- und Kommunikationskonzept Stadt-Up Frankfurt für die interne und externe Kommunikation. Auszug Imagemotive Stadt-Up Frankfurt Die Arbeitgebermarke wurde mit Stadt-Up Frankfurt in die Maßnahmen der Personalwerbung integriert und überführt. Die Karriereseite und das Jobportal der Stadt Frankfurt am Main wurden auf das neue Design umgestellt. Weitere Maßnahmen (Messestand, Roll-ups, weitere Werbemittel) folgen. Neben der externen Positionierung ist die Arbeitgebermarke auch intern zu implementieren. Dabei geht es einerseits um die Bekanntmachung der Arbeitgebermarke und andererseits um die Einbindung in die tägliche Arbeit sowie Übersetzung in Personalmanagementprozesse. Die Maßnahmen zur Implementierung und Verankerung der Arbeitgebermarke werden sowohl mit den einzelnen Bereichen des Personal- und Organisationsamtes als auch den Ämtern und Betrieben erarbeitet. Zentrale Steuerungs- und Organisationsprozesse, Reorganisation Reorganisationsmaßnahmen verstehen sich innerhalb der öffentlichen Verwaltung als prozessorientierte Daueraufgabe, die sowohl die Aufbau- als auch die Ablauforganisation betreffen können. Die Ämter und Betriebe gestalten im Rahmen ihrer dezentralen Verantwortung ihre Organisation vermehrt auch auf der Grundlage definierter Bearbeitungsprozesse. Zielsetzungen der Ämter und Betriebe sind unter anderem die Verbesserung der Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Standardisierung, Verbesserung der Effizienz und/oder der Wirkung des Verwaltungshandelns. Das Personal- und Organisationsamt unterstützt die Ämter und Betriebe bezüglich des Geschäftsprozessmanagements insbesondere durch Schulung und Beratung, durch die Bereitstellung einer einheitlichen Software sowie bei Bedarf durch Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung. Reorganisationsmaßnahmen Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16) Das Amt 16 hat im Rahmen der Neuorganisation seine Arbeitsabläufe seit 2017 prozessorientiert nach ITIL(r) ausgerichtet. Ein wichtiges "Bauteil" von ITIL(r) ist der sogenannte Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Demnach wird regelmäßig auch die organisatorische Ausrichtung des Amtes 16 überprüft. Durch die in der IT erforderlichen prozessorientierten Abläufe ist ein häufiges abteilungsübergreifendes Arbeiten notwendig. Vor diesem Hintergrund werden im Rahmen des KVP kontinuierlich die Arbeitsabläufe der Abteilungen überprüft; eine Zusammenarbeit im Rahmen von Projekten und/oder in (Kompetenz)Teams nimmt stetig an Bedeutung zu. Zur weiteren Verbesserung der Services stehen deshalb Überlegungen an, die Abteilung 16.4 - Service Transition - Planung und Entwicklung- organisatorisch weiter zu optimieren und die entsprechenden Experten-Rollen zu stärken. Die bereits im letzten Jahr angekündigte Übernahme der Aufgaben zur elektronischen Akte (E-Akte) haben sich verzögert; die Beschlussfassung über die Regelungen von Zuständigkeiten wurde erst Anfang des Jahres 2021 getroffen. Nun gilt es, für das E-Akte-Kompetenzteam das erforderliche Personal zu gewinnen und das Team im Sinne eines abteilungsübergreifenden Kompetenzteams innerhalb des Amtes 16 zu etablieren. Mit der Übergabe von Aufgaben, Stellen und Personal vom Amt 16 zum Amt 09 wurde die ehemalige Abteilung 16.0 - Onlinebüro - organisatorisch neu beordnet und mit neuen Aufgaben versehen. Die neue Organisationseinheit 16.C - Collaboration - nimmt seit 01.06.2020 mit ihren Aufgaben zu Fachthemen eine Querschnittsfunktion innerhalb des Amtes 16 wahr und ist organisatorisch direkt der Amtsleitung unterstellt. Kosten der Weiterbildung: Bedingt durch die Corona-Krise mussten viele der geplanten Fort- und Weiterbildungen abgesagt werden. Hiervon waren auch Qualifizierungsmaßnahmen für neueingestelltes Personal oder fachspezifische Weiterbildungen von Nachwuchskräften nach Übernahme in das Amt 16 nach Beendigung ihrer Ausbildung betroffen. Nach Ende der Corona Krise ist zu erwarten, dass eine Vielzahl der Veranstaltungen nachgeholt werden müssen. Bewältigung der infrastrukturellen Herausforderungen durch das Stellenwachstum (Büroräume, IT, etc.): Der geplante Auszug eines Großteils des Amtes 36 aus dem Nordflügel des Rechenzentrums Zanderstr. 7 hat sich zunächst verzögert, jedoch konnte der Umzug zum 01.09.2021 erfolgreich abgeschlossen werden. Aufgrund der momentanen Corona-Krise wurde den Mitarbeiter:innen verstärkt Homeoffice angeboten. Da Homeoffice in vielen Fällen möglich ist, hat sich die Situation der Büroflächen vorerst entspannt. Zudem besteht durch die Homeoffice-Regelung auch die Möglichkeit, die Corona-Hygiene-Regelungen innerhalb des Amtes besser umzusetzen. Z. B. kann aktuell allen Mitarbeiter:innen ein Einzelbüro angeboten werden, sofern sie vor Ort im Amt präsent sein müssen. Nach der Corona-Krise wird sich die räumliche Situation - auch trotz des Auszugs des Amtes 36 - wieder verschärfen. Gründe hierfür sind u. a. personelle Zuwächse beim Amt 16 und bei 16A zu den Themen Digitalisierung und Gewährleistung der IT-Betriebssicherheit. Um die bestmögliche Ausnutzung von Büroräumen im Rechenzentrum Zanderstr. 7 sicherzustellen, wird derzeit ein Konzept zum sogenannten "Desksharing" erarbeitet. Ziel des Projektes ist es, die Raumkapazitäten besser auszuschöpfen und darüber hinaus ein abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten in Projekt- bzw. Kompetenzteams sicherzustellen. Parallel hierzu hat eine ämterübergreifende Arbeitsgruppe eine sogenannte "Ein Gerät Strategie" entwickelt. Damit sollen in den nächsten Jahren u. a. die Desktop-Arbeitsplatzrechner abgelöst und durch flexibel einsetzbare Laptops ersetzt werden. Die Laptops sichern nicht nur ein flexibles Arbeiten innerhalb des Amtes, sondern stellen auch die Möglichkeit für mobiles Arbeiten nach der DV 235 sicher. Durch die Corona-Krise hat sich zudem das mobile Arbeiten etabliert und es ist absehbar, dass mobiles Arbeiten auch weiterhin verstärkt in Anspruch genommen werden wird. Dies hätte u. a. positive Effekte auf die künftige flexible Nutzung von Büroräumen in Sinne eines Desksharing. Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) Mit Wirkung vom 01.11.2017 wurde das Amt für Bau und Immobilien aus dem ehemaligen Hochbauamt, dem Liegenschaftsamt und dem liegenschaftsverwaltenden Bereich des Stadtschulamtes gebildet. Eine der Herausforderungen seit der Gründung des Amtes war und ist die Gewinnung von qualifiziertem Fachpersonal. Dennoch konnten seit der Gründung des Amtes 210 Stellen durch externe Fachkräfte neu besetzt werden. Zudem wechselten 117 Mitarbeitende innerhalb des Amtes 25 auf andere Stellen. Im Zeitraum 01.11.2017 bis zum 31.03.2021 waren 166 Abgänge zu verzeichnen. Stabsstelle Unterbringungsmanagement und Flüchtlinge (Amt 58) Die Aufgaben des Amtes 58 werden weiterhin erfolgreich wahrgenommen. Es wurden interne Umstrukturierungsprozesse zur Effizienzsteigerung der Aufgabenerledigung durchgeführt. Bisher war es aufgrund des Ausschlusses von Neuschaffungen im aktuellen Stellenplanverfahren nicht möglich, die Mitarbeitenden mit Planstellen zu versorgen. Die Beordnung dieses Umstandes ist für einen der nächsten Stellenpläne vorzusehen. Bewertung der städtischen Leistungen Die Stadtverwaltung genießt bei den Frankfurter:innen seit vielen Jahren ein hohes Ansehen, sie wird vor allem als zuverlässig und bürgerorientiert beurteilt. Dies wird durch die Ergebnisse der jährlichen Frankfurter Bürgerumfrage erneut bestätigt. Die Umfrage wurde im Dezember 2019 durchgeführt und spiegelt daher die Einstellungen und Urteile der Frankfurter:innen vor Ausbruch der Corona Epidemie wider, wenige Wochen vor Bekanntwerden der ersten Corona-Fälle Ende Januar 2020 in Europa. Weit über die Hälfte der

1. 395 befragten Frankfurter:innen (57 % / -1 %-Punkt) haben persönlich eine gute Meinung über die Stadtverwaltung. Damit werden die Höchststände der Vorjahre fast wieder erreicht. Da das persönliche Ansehen stark durch eigene Erfahrungen geprägt wird, können die Ergebnisse als Bestätigung der anhaltenden und vielfältigen Bemühungen um Bürgerorientierung und Kundenservice in der Stadtverwaltung interpretiert werden. Gleichzeitig hält sich auch der Anteil der Befragten mit gegenteiliger Ansicht seit Jahren auf niedrigem Niveau (6 % / unverändert). Das war nicht immer so, denn bis weit in die erste Hälfte der 2.000er Jahre hatte das schlechte Ansehen um ein Vielfaches höher gelegen. Das Ansehen der Stadtverwaltung, von dem die Frankfurter:innen glauben, dass es in der Öffentlichkeit vorherrscht, wird regelmäßig niedriger eingestuft als die persönlichen (guten) Erfahrungen. Aber auch hier halten sich die positiven Äußerungen seit Jahren relativ stabil über der 30-Prozent-Marke, während eine negative öffentliche Wahrnehmung nur von etwa jeder bzw. jedem Siebten (14 % / unverändert) geteilt wird. Die gute persönliche und öffentliche Wahrnehmung wird auch in der allgemeinen Zufriedenheit mit der Arbeit der Stadtverwaltung bestätigt. Von den befragten Frankfurter:innen waren 43 Prozent (+1 %-Punkt) "zufrieden" und nur 6 Prozent (unverändert) äußerten sich "unzufrieden". Die Frankfurter:innen schätzen an ihrer Stadtverwaltung vor allem die "Zuverlässigkeit". Diese Eigenschaft steht seit Jahren an der Spitze der abgefragten Imagekomponenten und liegt mit einer Zustimmung von 57 Prozent (-2 %-Punkte) leicht unter dem Allzeithoch des Vorjahres; nur 5 Prozent (unverändert) stimmen nicht zu. Auch der Vorjahreshöchstwert bei der "Bürgerorientierung" wurde mit 45 Prozent (-1 %-Punkt) nur knapp verfehlt. Auffallend ist, dass die Stadtverwaltung nicht mehr so "unbürokratisch" (43 %/-3 %-. Punkte) wie in den beiden Vorjahren gesehen wird und der letztjährige Einbruch bei der "Modernität" (38 % / +5 %-Punkte) komplett wieder aufgeholt wurde. Neben der Abfrage der Zufriedenheit mit der Arbeit der Stadtverwaltung allgemein in der Bürgerbefragung ermittelt das Amt 12 in den Bürgerämtern dauerhaft die Zufriedenheit der Besucher:innen per Messsystem. Auf installierten Terminals oder ihrem eigenen Smartphone können diese per Smiley den Service allgemein und nach spezifischen Kriterien bewerten. 90 Prozent zeigen sich sehr zufrieden oder zufrieden mit den Leistungen. Rund die Hälfte der Besucher:innen bewertet vor allen Dingen die Freundlichkeit sehr positiv, für die Beratungsqualität gilt dies für ein Viertel.