E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main

Seit dem letzten Bericht hat der Magistrat weitere Fortschritte bei der Umsetzung der E-Government-Strategie erzielt. Antrags- und Fallmanagement Das Antrags- und Fallmanagement "civento", mit dem die Online-Beantragung von städtischen Dienstleistungen bereitgestellt wird, wurde weiter ausgebaut: · Seit Juni 2020 ist die Beantragung von verkehrsrechtlichen Anordnungen im vereinfachten Verfahren nach StVO-Jahresgenehmigungen (bspw. die Straßensperrung bei Aufbrucharbeiten) realisiert. · Das Kontaktformular zu Corona-Fragen an das Gesundheitsamt ist seit November 2020 umgesetzt. Hierüber erfolgt eine Vorfilterung anhand definierter Themen an die jeweils zuständigen Stellen. Es steht zweisprachig zur Verfügung. · Die Wahlhelferanmeldung wurde zum Januar 2021 umgesetzt. Bürgerinnen und Bürger können sich vor Wahlen online zur Wahlhilfe melden. · Die Beantragung der Ferienkarte 2020 steht seit Mai 2020 zur Verfügung. · Folgende weitere Prozesse befinden sich aktuell in der Umsetzung: o Beantragung des Leseausweises der Stadtbibliothek. o Antrag auf Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz - Beantragung von Unterhaltsvorschussleistungen, für Kinder bis zur Volljährigkeit, sofern der familienferne Elternteil seiner Unterhaltspflicht nicht nachkommt oder nachkommen kann. o Hundesteueranmeldung - Frankfurter Hundebesitzerinnen und Hundebesitzer können online einen Hund anmelden, Hund abmelden oder den Verlust der Hundemarke melden. Die Verlustmeldung kann online bezahlt werden. o Anmeldung eines gefährlichen Hundes, die regelmäßige Überprüfung und die Sachbearbeitung werden mittels civento umgesetzt. o Verpflichtungserklärung - Bürgerinnen und Bürger können über diese Anfrage berechnen lassen, ob sie berechtigt sind, eine Person aus dem Ausland bei sich aufzunehmen. o Ausnahmegenehmigung StVO - Unternehmen können Ausnahmegenehmigungen zur StVO beantragen, bspw. Befahren eines gesperrten Weges, Parken in eingeschränktem Halteverbot, Halten in Fußgängerzonen zu Ladetätigkeiten etc. o Antrag auf Fördermittel des Förderprogramms "Frankfurt spart Strom". o Beantragung der Schülerfahrkarte für Frankfurter Schülerinnen und Schüler und Abbildung der Sachbearbeitung. Einführung der elektronischen Aktenführung · Im vergangenen Jahr wurden die Strukturen für ein eAkte Kompetenz-Team entwickelt. Dies beinhaltet Strukturen der Arbeitsorganisation sowie erste Konzeptentwürfe. Die Priorisierungskriterien für einen stadtweiten Roll-Out befinden sich aktuell in der Testphase. Es wurden 6 Stellen ausgeschrieben, der Bewerbungsprozess ist angelaufen. · Nach Abschluss der Pilotphase wurde die E-Akte im Institut für Stadtgeschichte eingeführt. Das Personal- und Organisationsamt hat weitere Bereiche an die E-Akte angeschlossen. · Für das Kassen- und Steueramt befindet sich neben der bereits umgesetzten Schnittstelle für die E-Gewerbesteuerakte aktuell eine Schnittstelle für weitere Steuerarten in der Konzeptionsphase. Zeitgleich soll die SAP-Schnittstelle erweitert werden. Mit Implementierung dieses Teilprojekts, geplant für Winter 2021/2022, wird die E-Akte als Datenbankmanagement System (DMS) für alle städtischen Steuern und Gebühren genutzt. · Inzwischen nutzen 246 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das System, in dem aktuell über 67.000 Akten mit ca. 552.000 Vorgängen geführt werden. · In der Pilotphase wurde die Version 2016 der eGov-Suite ausgerollt. Zwischenzeitlich wurde das System durch den Hersteller Fabasoft weiterentwickelt und liegt jetzt in der Version 2020 vor. Da dieses Update grundlegende Änderungen am Layout und der Nutzerführung beinhaltet, wurde beschlossen, vor einem weiteren Roll-Out die neue Version 2020 einzuführen; diese befindet sich aktuell in der Testphase. Dabei wurde ein detaillierter Testplan erstellt, der einen künftigen, möglicherweise parallelen Roll-Out in weiteren Ämtern und Bereichen vereinfachen wird. · Eine umfangreiche Liste mit interessierten Ämtern und Bereichen, die möglichst zeitnah die E-Akte einführen wollen, liegt vor. Unter anderem hat das Revisionsamt dringenden Bedarf angemeldet. Die Funktionalitäten der eGov-Suite, sowie ein Einblick in die Erfordernisse der elektronischen Aktenführung wurde, bzw. wird in Kürze in folgenden Ämtern und Bereichen detailliert erläutert: Hauptamt und Stadtmarketing, Standesamt, Zoo, Amt für Wohnungswesen. Onlinetermin- und Aufrufsystem Im Juli 2020 wurde mit TEVIS ein Onlinetermin- und Aufrufsystem für die Stadtverwaltung implementiert. Der Service wird über die ekom21 bereitgestellt. 16.32 Digitale Services verantwortet TEVIS für die Stadtverwaltung Frankfurt am Main. · Inzwischen nutzen 384 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter (Ordnungsamt, Standesamt, Jugend- und Sozialamt) das System, in dem aktuell für 150 städtische Anliegen (Leistungen) Termine gebucht werden können. · Weitere Ämter (Personal- und Organisationsamt, Bürgeramt, Statistik und Wahlen, Volkshochschule Frankfurt am Main, Stadtschulamt, Stadtbücherei, Amt für Wohnungswesen) haben bereits ihr Interesse an der Anbindung an das System bekundet oder sind bereits in der Implementierungsphase. · Seit Start des Systems im Sommer 2020 bis April 2021 wurden bereits ca. 74.100 Termine gebucht. Durchschnittlich werden aktuell ca. 440 Termine pro Tag von Bürgerinnen und Bürgern gebucht. Relaunch frankfurt.de und Intranet der Stadt Frankfurt Nachdem der Relaunch des neuen frankfurt.de-Webauftritts (Basisstufe) mit der Aufnahme des Echtbetriebs am 18.02.2020 bereits vollzogen wurde, konnte nun auch der veraltete Intranet-Auftritt zum 13.4.2021 auf die neue technische Plattform von Sitecore migriert werden. IT-Steuerung Der IT-Strategierat tagt weiterhin im zweimonatlichen Rhythmus und hat sich in den vergangenen Monaten intensiv mit dem Thema "Mobiles Arbeiten" beschäftigt. Weiterhin konnte unter anderem eine Machbarkeitsstudie zum Einsatz von WebShops, Kassenautomaten und Kassenautomatensystemen bei der Stadtverwaltung Frankfurt am Main erarbeitet und ein Projekt zur Verschlüsselung des städtischen E-Mailverkehrs gestartet werden. Die Arbeitsgruppen des IT-Strategierates sind nach wie vor sehr aktiv und die Bereitschaft zur Mitarbeit ist stadtweit unverändert hoch. Erfolgreich abgeschlossen werden konnte die Arbeitsgruppe "Mobiles Arbeiten". Die erarbeitete Empfehlung der Ein-Geräte-Strategie wurde stadtweit kommuniziert. Alleine im Berichtszeitraum wurden 5 neue Arbeitsgruppen ausgeschrieben, wobei sich auch die der Pandemie geschuldete veränderte Arbeitsweise auf die Themen auswirkt. Als Bespiele seien hier die Arbeitsgruppen zur Einführung des Threema-Messenger Dienstes und Cisco Webex sowie die Notwendigkeit der Bearbeitung der Thematik "Bring your own device" genannt. Das durch den Magistrat beschlossene IT-Maßnahmenverfahren ist erfolgreich angelaufen. Um das Verfahren noch anwenderfreundlicher zu gestalten und zu einer noch höheren Akzeptanz beizutragen, werden Optimierungsmöglichkeiten permanent genutzt.